Om echt impact te maken in jouw werkveld zul je aan de slag moeten met de 20% taken die voor 80% van het resultaat zorgen. Dit pareto-principe snapt iedereen, maar het uitvoeren ervan doen er maar weinig. Velen grijpen dagelijks naar hun mailbox en zijn bezig te reageren op alles wat er op hen afkomt. De kans dat deze bezigheden in de 20% categorie vallen is nihil. Om te weten wat er écht toe doet en dit ook af te krijgen heb je focus nodig: geconcentreerde aandacht op één taak. In deze blog leg ik je uit hoe je hersenen werken zodat je voortaan gemakkelijker met focus aan de slag kan.
De twee standen van aandacht
Onze hersenen gaan al een flinke tijd mee en in de evolutie zijn er complete systemen ontstaan die ons helpen om ons werk te doen. In het boek ‘The Organized Mind’ splitst schrijver Daniel Levitin het deel van het brein dat verantwoordelijk is voor onze aandacht op in twee standen:
1. De dagdromer
2. De centrale uitvoerder
De dagdromer is als ware de standaard modus waarin ons brein staat. Het is niet bezig met een specifieke taken, maar gewoon lekker in gedachten en bezig met van alles en nog wat. Gedachten over doelstellingen, behoeftes, gevoelens, plannen en onze relaties met anderen.
De centrale uitvoerder is de modus waarin je daadwerkelijke geconcentreerd gaat aan de slag met een taak. Dit is de modus die we bedoelen wanneer we spreken over focus: ongestoord werken aan één en dezelfde taak.
Waarschijnlijk is er al een bepaalde mate van herkenning als je deze verschillende standen bekijkt. De dagdromer doet mij met name denken aan de momenten in de trein dat ik lekker aan het wegdromen was terwijl ik naar buiten keek.
De centrale uitvoerder is de modus waarin ik volledig geconcentreerd aan de slag ben met één taak en mezelf kwijt raak in de tijd.
Je hersenen kunnen voor een deel of volledig in een bepaalde stand staan. Zo kun je bijvoorbeeld gefocust met een taak bezig zijn, maar poppen er nog wel ideeën of gedachtes op. De standaard dagdroom modus probeert dan zich er dan weer tussen te wringen.
Het speelveld tussen deze twee standen is dus enorm interessant.
Twee hulp systemen
Je hersenen komen echter niet zomaar in een bepaalde stand. Dat wordt geregeld door twee hulp systemen:
1. De attentie-filter
Dit systeem is continue bezig met het (onbewust) monitoren van je omgeving op mogelijke opmerkelijke prikkels en gevaar.
2. De attentie-switch
Dit systeem zorgt ervoor dat je onbewust switcht tussen de dagdroom stand en de stand waarin je gefocust bezig gaat met één taak.
Zie het systeem dan ook als een wipwap; je kunt niet in beide standen tegelijkertijd staan, maar er wel snel tussen switchen. Het interessante is ook dat je dit niet alleen onbewust doet, maar dat je dit ook BEWUST kunt sturen…
Zo werkt focus
Gefocust werken betekent dus dat je hersenen in de centrale uitvoerders modus staan. Je brein is je volledige aandacht aan het geven aan die éne taak en zorgt ervoor dat je alle afleidende zaken buiten de deur houdt.
Terwijl je dus in die centrale uitvoerders modus zit is je attentie-filter onbewust bezig met monitoren of er nog gevaar op de loer ligt. Dit was vroeger enorm handig toen wij als jager-verzamelaars gefocust aan het jagen waren op bijvoorbeeld mammoeten. De attentie-filter zorgde er hierbij voor dat we niet zomaar werden beslopen door een tijger. Het gevaar werd tijdig opgemerkt, je attentie-filter kwam in actie en de attentie-switch zorgde ervoor dat je kon reageren voordat de tijger zijn tanden in je had gezet. Mensen rassen waarbij dit filter niet goed is ontwikkeld stierven dan ook uit omdat ze gevaar simpelweg niet opmerkten.
Tegenwoordig dreigt erg geen gevaar meer terwijl we werken van achter onze laptop. Toch is dit attentie-filter met switch systeem nog steeds actief. Elke afleiding in de vorm van trillingen, geluidjes, mensen, hoge tonen etc. zorgen er dus voor dat onze attentie-filter dit oppakt en je gelijk uit je gefocuste staat haalt.
Dit geldt natuurlijk niet voor alles, want zo zijn we bijvoorbeeld wel in staat om een druk station een boek te lezen terwijl er continue honderden mensen passeren. Zolang er geen ‘gevaar’ dreigt of als prikkels niet als opmerkelijk worden gezien kun je de staat van focus prima vasthouden. Bewustzijn van dit mechanisme kan je dan ook helpen om prikkels die door het filter heen te komen te gaan vermijden.
Focus is inspannend
De centrale uitvoerders modus is echter ook een hele inspannende modus. Het kost je hersenen veel energie om die focus te houden. Als je ook bezig met een taak waarbij je veel moet nadenken dan stijgt de energie consumptie alleen nog maar harder. Dit is op zich prima, want zo’n taak levert als het goed is ook veel op.
In sommige gevallen maken we het onszelf echter heel moeilijk door ons continue te laten afleiden. Onze attentie-filter pakt alles op en de attentie-switch laat je continue schakelen tussen je centrale-uitvoerders-modus en de standaard dagdroom modus. Je moet het zien alsof je continue als een dolle heen-en-weer gaat op de wipwap: je wordt een stuk sneller vermoeid en misschien zelfs wel duizelig.
Zoals ik al aangaf kunnen we onbewust switchen tussen de standen, maar kunnen we ook bewust schakelen. Of in ieder geval; onze omstandigheden zo inrichten dat je hersenen vanzelf gaan schakelen. Ik ga je uitleggen hoe je dat doet zodat je gedurende de dag gebruik kunt maken van een diepe focus, maar niet compleet vermoeid thuiskomt.
Schakel bewust tussen de standen
We gaan er hier even vanuit dat je gefocust wil gaan werken aan één taak en dat je dat een tijdje wil volhouden. Uiteraard kun je aan meerdere taken werken, zolang je dat maar niet tegelijkertijd doet.
Om dit zo efficiënt mogelijk te doen zetten we onze hersenen in de centrale-uitvoerders modus en zorgen we ervoor dat we daar ook in blijven zolang we dat zelf willen.
Ok let’s go:
1. Schrijf alles op wat je nog moet doen en wat in je hoofd zit op (papier, to-do lijst, word whatever)
2. Bepaal aan welke taak je wil gaan werken en bedenk hoeveel tijd je dit ongeveer gaat kosten. Deel je tijd op in blokken van 25-30 minuten.
3. Richt je omgeving zo in dat je deze 25-30 minuten ook ongestoord aan de slag kan. Leg je telefoon weg, zet je notificaties uit, sluit alle apps op je pc af en sluit je eventueel fysiek af van je collega’s indien dat een stoorfactor zou kunnen zijn.
4. Zet een timer en ga aan de bak.
5. Neem na elk blok van 25-30 min werken een pauze van 5-10 minuten. In deze pauze laat je de dagdromer stand komen. Voorzie jezelf dus ook niet van nieuwe vormen van input zoals e-mail, telefoon of internetten. Kijk gewoon dom voor je uit.
6. Herhaal de werkblokken tot dat je af hebt wat je af had willen hebben.
Waarom werkt dit zo goed?
Waarom bovenstaand stappenplan zo goed werkt heeft een aantal redenen:
– Doordat je hersenen eerst leeg maakt voordat je gaat focussen heeft de dagdroom stand geen grote urgentie om taken die nog rondzweven in je hersenen er door te duwen zodra je aan iets anders werkt.
– Door je op één taak te richten kom je snel in de centrale uitvoerders modus waardoor je maximale focus bereikt en meer hersencapaciteit beschikbaar hebt.
– Door afleiding te elimineren zorg je er voor dat je attentie-filter niets opmerkt en je dus niet ongewild gaat switchen.
– Doordat je na een intensieve periode pauze neemt switch je bewust even naar de dagdroom modus die je minder energie kost. Zo kun je even tot rust komen alvorens je weer naar de focus stand schakelt.
– Door in die pauze periode geen nieuwe prikkels op te nemen zorg je ervoor dat die ook niet op een later moment weer opkomen zodra je in de centrale uitvoerders modus staat.
Bonus: Als je in de voorbereiding zorgt voor voldoende slaap, goede voeding (geen suiker) en een klein beetje koffie dan kun je helemaal los!
De keuze is weer helemaal aan jou!
Ga je je de hele dag laten afleiden? Continue switchen van taak? Continue ‘heen-en-weer wippen’ op de wipwap? Zodat je uiteindelijk mega vermoeid bent en weinig gedaan krijgt.
Of ga je volledig gefocust en met structuur aan de slag aan de belangrijke taken die er voor jou toe doen?
Zodat je uiteindelijk af krijgt wat er écht toe doet.
