“Mensen willen en kunnen wel veranderen, maar willen niet veranderd worden”. Remco Claassen
Bovenstaande quote is belangrijk om in je op te nemen, voordat je überhaupt aan de slag gaat. Want ook al wil jij graag productiever werken, dat hoeft niet te betekenen dat een ander dat ook wil. Continue hameren op een productievere omgeving bij je collega’s of leidinggevende is dan ook tevergeefs. Ze willen en kunnen het wel veranderen, maar ze doen dat niet omdat jij dat zo graag wil.
We moeten daarom inzetten op een andere strategie: we gaan het goede voorbeeld geven.
Wees het goede voorbeeld
Want als mensen niet gemotiveerd raken omdat jij het zo graag wil, moet je ze op een andere manier motiveren: door te laten zien dat het anders kan. Je moet zelf het goede voorbeeld geven waardoor zij gaan inzien welke voordelen het jou (en de organisatie) allemaal oplevert.
Des te groter die voordelen zijn, des te meer interesse er gewekt wordt om van jou te leren en bepaald gedrag over te nemen.
Fijn Guus! Maar hoe werkt dat dan precies? Dat leg ik je uit aan de hand van een aantal productiviteit bevorderde werkmethodieken die je kunt inzetten.
1. Maak gebruik van een ‘wachten op’ categorie op je to-do lijst
In de ‘wachten op’ categorie komen alle taken die jij belangrijk vindt, maar die door een collega worden uitgevoerd. Uitstaande vragen waarbij je nog op een antwoord wacht of werkzaamheden die eerst door een collega gedaan moeten worden voordat jij verder kan.
Doordat jij inzichtelijk hebt wat er uitstaat bij een ander, kun je daar ook tijdig op terug komen. Zo kan het zijn dat je de ander herinnert aan iets wat er nog moest gebeuren. Maar dat is handig! Dat was er bij diegene namelijk helemaal ingeschoten….
Door zelf nauwkeurig te werken, geef je het voorbeeld voor anderen om hun zaakjes beter op orde te hebben. Ze vragen zich op een gegeven moment namelijk af hoe het komt dat jij wél altijd weet wat er gebeuren moet en wanneer dat af moet. En dan heb je ze waar je ze wil hebben; de deur richting betere werkmethodieken staat op een kier!
2. Kijk vooruit naar toekomstige deadlines of afspraken
Voorbereid een vergadering inkomen. Wie doet dat tegenwoordig nog? Bijna niemand dus. Enorm zonde want je bent de eerste 20 minuten kwijt aan het uitleggen van het doel van de meeting en iedereen op de hoogte brengen van de zaken die al lang bekend zijn. Hoe krachtig is het als jij wél je zaakjes op orde hebt? Als jij wel de meeting hebt voorbereid waardoor je beslagen ten ijs komt?
Hetzelfde geldt voor deadlines. Ik zie zo vaak dat mensen het ineens druk hebben of afspraken moeten verschuiven omdat er een deadline nadert. En dan vraag ik: Maar wist je dan vandaag pas dat je dat morgen af moest hebben? Nee natuurlijk niet, dat wist ik al veel eerder….
Onnodige stress en haast dus. Beide problemen kun je voorkomen door wekelijks een week of 1 tot 2 vooruit te kijken naar je toekomstige deadlines en afspraken. Moet ik nog veel doen om dat af te maken of moet ik nog iets voorbereiden voor die meeting? Stel jezelf de vraag, plan de werkzaamheden in en voer ze tijdig uit.
Proactief werken betekent altijd op tijd zijn, ontspannen en rustig aan de bak en vooral: geen stress en ad-hoc werk! Reken maar dat het opvalt als jij wel altijd rustig overkomt en uitstraalt alsof het allemaal goed komt. Nu staat de deur niet alleen op een kier, maar kunnen we er al een compleet been tussen steken!
3. Werk ongestoord zonder afleiding van e-mail
Als er iets zorgt voor continue verstoringen dan is het wel je e-mailbox. Als je de hele dag bezig bent met het beantwoorden van e-mails dan is de kans groot dat je weinig impact maakt. Uitzonderingen daargelaten, maar e-mail beantwoorden is meestal niet het meest creatieve en vooruitstrevende werk. Helemaal niet als je dit de hele dag door doet en dus continue tussendoor snel iets afhandelt.
Plan daarom focus blokken in waarop je geconcentreerd en zonder afleiding aan één of twee taken werkt. Taken die je telkens voor je uit schuift omdat ze wat moeilijker zijn. Terwijl je stiekem weet dat je ze wel moet doen omdat je er impact mee maakt. Of taken die zorgen voor verbeteringen van processen of jouw eigen vaardigheden een boost geven.
Als je nu werkzaam bent in een cultuur waarin men binnen een halfuur op je e-mail reageert dan is het gek als jij dat ineens niet meer doet. Wellicht levert je het in het begin wat vragen op, maar zodra anderen eraan beginnen te wennen gaan ze zelf ook kritischer naar hun e-mailgedrag kijken. Want de kans is groot dat jij in zo’n focusblok een hoop werk verzet (naar morgen hihi), terwijl de rest moeite heeft om alles in 8 uur te proppen.
Wat minder in je e-mail en meer gefocust werken vind ik daarom de beste manier om het voorbeeld te geven voor anderen. Het is snel zichtbaar, levert veel resultaat op en zet de deur richting een productieve werkcultuur wagenwijd open.
Start klein!
Deze werkmethodieken zijn stuk voor erg krachtig, maar zijn gebaat bij een goede en duurzame uitvoering. Daarom moet je kijken of je er met 1 kan beginnen en deze een tijdje kan volhouden. De beste manier om dit te doen is om klein te beginnen.
Ik maak het je daarom even super gemakkelijk, door je van elk voorbeeld een eerste kleine stap te geven om mee te beginnen.
1. Hanteer het wachten-op principe: Kies de collega die het vaakst iets vergeet en houdt bij welk werk je bij diegene neerlegt. 1x per week neem je even contact op om te checken hoe het met de status is zodat jij weer verder kan.
2. Kijk vooruit: Kijk deze week naar de planning van volgende week en kies 1 afspraak die je gaat voorbereiden. Plan de voorbereiding in en pluk de vruchten. Probeer dit elke week 1x te doen.
3. Werk ongestoord: Plan deze week 1 focusblok van één uur waarin je je e-mailbox afsluit en werkt aan 1 belangrijke taak. Probeer dit elke week eens 1 uur te doen en zie het resultaat.
Mocht je bovenstaande nog te veel vinden, maak het dan nog kleiner zodat jij het wel zou kunnen volhouden. Je kunt dit altijd later weer verder uitbouwen.
Kies er in ieder geval 1 om deze week mee te beginnen.
Wil jij dus impact maken op je werkcultuur? Wees dan het goede voorbeeld voor anderen. Hiermee profiteer je zelf van de voordelen en maak je langzaam een verschil in jouw organisatie.
Start klein.
En krijg af wat er écht toe doet.
