E-mail is vandaag de dag nog steeds het meest gebruikte digitale communicatiemiddel in het zakenleven. Het is gemakkelijk, snel en we zijn het gewend. In de basis is e-mail een prima middel om te communiceren. Je communiceert namelijk niet direct waardoor de ontvanger zelf kan bepalen wanneer hij of zij de email leest. Voor sommigen is e-mail echter omgeslagen tot een doel op zich. Ze zijn er op gebrand hun e-mail box nauwlettend in de gaten te houden zodat ze direct kunnen reageren op alles wat binnen komt. Door deze manier van werken is je e-mail inbox gepromoveerd tot to-do-lijst en wordt je geleefd door inkomende vraagstukken van anderen.

Ik vergelijk deze werkwijze wel eens met een oneerlijke kassamedewerker. Stel je het volgende voor: je staat aan de kassa met een volle boodschappenwagen. Je zet alles netjes op de band en de kassamedewerker begint met het scannen van jouw producten. Ineens komt daar een andere klant aan met maar een paar producten. De kassamedewerker zegt: beste klant, komt u maar voor dan help ik u direct even want ik zie u net aankomen. Vermoedelijk vind je dit de eerste keer dat dit gebeurt nog prima, maar als dit trucje zich blijft herhalen slaat de irritatie toe. Het is volstrekt logisch dat jij eerst geholpen wordt en daarna de volgende in de rij, ongeacht hoeveel producten je hebt.

Bovenstaande situatie lijkt helaas erg veel op hoe we nu met onze e-mail omgaan. We zijn lekker bezig met een taak, totdat *pling* een nieuwe e-mail verschijnt. Of je nu wil of niet, je bent afgeleid en de kans dat je even gaat kijken wat er in deze e-mail staat is erg groot. De kans dat je er vervolgens iets mee gaat doen is ook sterk aanwezig. Stel dat je in al je bewustzijn besluit dat deze e-mail niet belangrijker is dan de taak waarmee je bezig was. Desondanks ben je nu al zo’n 10 minuten kwijt om weer op hetzelfde concentratieniveau te komen als vóórdat je de e-mail kreeg*.

De meeste mensen krijgen meerdere e-mails per dag waardoor het aantal 10-minuutjes zich behoorlijk snel optelt. Je kunt je voorstellen dat een taak die normaliter een uur duurt nu al gauw 1,5 tot 2 uur kan duren door de tijd die je verspilt door je te telkens te laten afleiden door e-mail.

Is het begrijpelijk dat we dit gedrag vertonen? Jazeker, wij zijn namelijk van nature gevoelig voor externe prikkels. Zo zorgden we er vroeger voor dat we alert waren wanneer er gevaar dreigde. Helaas helpt dit mechanisme ons niet in de huidige tijd van miljoenen prikkels. Aangezien we onszelf niet zomaar kunnen veranderen, moeten we onszelf beschermen tegen onze omgeving.

Goed nieuws: dat is verrekte simpel! Je zet in je Outlook instellingen zowel de pop-up melding als het geluid uit en klaar! Als je nog verder wil gaan, kun je kiezen om je Outlook geheel af te sluiten zodat je niet verleid wordt om er op überhaupt naar te kijken.

De keuze is aan jou. Verspil je elke dag uren van je tijd door een binnenkomende e-mail of ga je met een simpele aanpassing wél effectief aan de slag?

*Focus AAN, focus UIT van Mark Tichelaar