Onlangs schreef ik over lange termijn doelen die ondersneeuwen door schreeuwerige korte termijn taken. Een van de tips die ik in dat artikel geef is het aannemen van een pro-actieve houding. Een simpel voorbeeld hiervan is: kijk eens een week vooruit in je agenda. Maar als we nu eens inzoomen op pro-activiteit. Wat betekent het dan eigenlijk? En wat is dan de relatie met re-actief? Maar bovenal, wat hebben deze begrippen dan te maken met hoe jij dagelijks werkt?
Laten we beginnen met het ontleden van het woord re-actief. Je spelt het eigenlijk als ‘reactief’* en het is afgeleid van het woord reactie. Het is een beschrijving van je gedrag en het betekent dat je reageert op een andere gebeurtenis. Komt die andere gebeurtenis er niet, dan is er dus ook geen actie.
Voorbeelden van re-actief gedrag zijn reageren op e-mails, binnenkomende notificaties, een vraag van een collega die naast je zit etc. Stel niemand zou jou gedurende een week wat vragen, mailen of bellen dan zou je dus ook niets doen als je enkel re-actief werkt.
Pro-actief daarentegen is het tegenovergestelde. De betekenis is letterlijk: ‘een gedragshouding waarbij je niet afwacht, maar vooruitdenkt’. Je neemt initiatief en wacht niet op andere acties of gebeurtenissen voordat jij zelf in actie komt. Pro-actief zijn betekent handelen op bewuste keuzes die je zelf maakt in plaats van op basis van reactiepatronen. Een bewuste keuze is bijvoorbeeld het opstarten van een nieuw project waarmee je jouw werk in de toekomst een stuk gemakkelijker of sneller maakt.
Impact op jouw werkdag
Als jij ‘gewoon’ je werk wil doen is voornamelijk reageren op wat anderen je vragen prima. Maar wil je uitstijgen boven je eigen niveau dan is pro-activiteit het sleutelwoord. Je zorgt er namelijk voor dat er tijd vrij komt voor creatieve ideeën en verbeteringen. Ideeën die zonder jou niet van de grond komen. Ideeën die de prestaties van jou en je organisatie enorm vergroten.
Pro-activiteit is echter wel een kwaliteit die meer vraagt dan alleen tegen jezelf zeggen ‘oh hey, laat ik eens wat pro-actiever worden vandaag!’. De kans dat je dat dan daadwerkelijk wordt zonder concrete actie is nihil. Pro-activiteit moet een gewoonte worden en dat bereik je door er eerst een vaste routine van te maken.
Ik geef je daarom een voorbeeld van hoe ik dit door mijn to-do-lijst in te zetten als hulpmiddel. Je ziet in onderstaande afbeelding twee verschillende categorieën uit mijn to-do-systeem: next-actions en projecten. Next-actions zijn de taken die ik zo kant en klaar kan oppakken. Projecten zijn taken die uit meerdere onderliggende taken bestaan, langer duren en vaak ook toewerken naar een doel in de toekomst. Goede ideeën voor in de toekomst mag je dan ook zeker zien als een project, want vaak moet je meerdere stappen zetten om bij dat doel te komen.
Stel: ik laat mijn next-actions lijst voornamelijk ‘vullen’ door taken die anderen aan mijn vragen. Dan ben ik vooral re-actief aan het werk. Soms prima, maar voor meer impact moeten we een andere strategie hanteren.
Voor maximale pro-activiteit vul ik daarom mijn next-actions lijst vooral met taken uit mijn projecten lijst. Ik doe dit minstens éénmaal per week, waarbij ik mezelf de vraag stel: ‘Wat is de eerstvolgende actie om dit project weer een stap verder te krijgen?’. Die actie noteer ik vervolgens als taak op mijn next-actions lijst en off we go. Weer één stap dichterbij mijn toekomstdoelen en die van mijn organisatie.
Door gebruik te maken van bovenstaande werkwijze in combinatie met een vast routine wordt pro-activiteit een gewoonte. En juist die gewoonte gaat het verschil maken tussen een ‘gewone’ werknemer en jou! Want de kans dat jij je doelen haalt is vele malen groter, waardoor de impact die je maakt ook vele malen groter zal zijn.
*ik gebruik bewust streepjes om het onderscheid tussen re- en pro- duidelijk te maken.
