Schrappen, elimineren of simpel gezegd: niet meer doen. Het schrappen van taken is soms een goede strategie wanneer je te veel te doen hebt. Het doel van schrappen is om meer tijd en creativiteit vrij te maken voor de taken die er echt toe doen. Zodat je uiteindelijk meer impact gaat maken voor jouw organisatie en voor jezelf. Maar hoe pak je dit goed aan?

Door aan wal te gaan staan! ‘De beste stuurlui staan aan wal’ zeggen ze namelijk altijd. Dat komt omdat je vanaf de zijlijn een heldere kijk hebt op het gehele speelveld. Je moet namelijk even uit de details komen en proberen weer overzicht over het gehele plaatje te krijgen.

Schrappen draait om kiezen. Kiezen welke taken het meeste bijdragen aan jouw doelen en die vervolgens met volledige focus uitvoeren. Hoe je iets met volledige focus uitvoert is zeker nog eens een blog onderwerp, maar laten we starten met kiezen. Want hoe scheid je het kaf van het koren? Hoe kom je er achter welke taken echt impact maken en welke er waarschijnlijk minder toe doen?

Met behulp van een aantal praktische vragen:

1.      Mag de taak fout gaan?

Op het moment dat een taak fout mag gaan is er kans dat deze niet zo belangrijk is. Als je namelijk een nieuwe klant wilt binnenhalen of juist je je eerste opdracht voor deze klant uitvoert wil je dat alles op rolletjes verloopt. Een fout in dit proces kan er namelijk voor zorgen dat de klant of niet voor jou kiest of dat je gelijk 1-0 achter staat en je fout moet corrigeren. Wees dus kritisch op de waarde die een taak toevoegt en of je deze dus wel moet blijven doen.

2.      Kun je de volle 100% geven?

Je kunt beter één ding heel goed doen, dan twee dingen half. Als je dus commitment aflevert op een taak wil je dus ook zeker weten dat je deze goed kunt uitvoeren. Of dat 100% moet zijn, of dat je ergens tussen 80 en 100 tevreden bent is aan jou. Het probleem is echter dat je met te veel taken eerder op 50% uitkomt dan op die 80%. En dat gaat je niet verder helpen. Een goed voorbeeld hiervan is social media. Als je geen volledig marketingteam hebt kun je namelijk nooit succesvol zijn op al je kanalen. Kies dus zorgvuldig en maak daar de meeste impact.

3.      Wat als je iets ineens niet meer doet? Is er dan iemand die daarnaar kraait?

Dit vind ik eigenlijk wel de mooiste en heeft vooral betrekking op rapportages en vergaderingen waarin vooral ‘bijgepraat’ wordt. Wat als je die rapportage ineens niet meer oplevert? Wat als je de vergadering ineens niet meer inplant? Is er dan iemand die daar een opmerking over maakt?

Deze is het meest praktisch omdat je hem ook daadwerkelijk kunt testen. Let er dan wel op dat je de taak mogelijk alsnog moet uitvoeren en je de ‘gewonnen’ tijd niet direct aan iets anders kunt besteden. Geen probleem lijkt me want dan weet je tenminste dat je het ergens voor doet. Is er daadwerkelijk niemand die er naar kraait dan heb je voor de toekomst een hoop tijd gewonnen.

Wees geen krant!

Een krant staat altijd vol, ongeacht of er nu veel of weinig bijzonders gebeurd is. Soms sneeuwt daardoor belangrijk nieuws onder en soms leidt dit tot onnodige opvulling. Wees dus geen krant en ga niet uit van een ‘altijd – vol’ principe. Schrap wat er niet toe doet. Zo maak je ruimte voor een optimaal creatief proces en voer je de taken die je nog overhoudt beter uit. Die kun je dan met 100% focus oppakken.

Heb jij moeite met het schrappen van taken?