Om een probleem daadwerkelijk goed aan te pakken doe je er verstandig aan de oorzaak te achterhalen. Symptoombestrijding is namelijk wel een optie, maar meestal een oplossing van korte duur. Zo kun je na een drukke dag vol afleiding wel tot rust komen met een flinke natuurwandeling, maar dat gaat er niet voor zorgen dat het morgen niet weer gebeurt.

We moeten de oorzaak van het probleem aanpakken. Want wat is nu eigenlijk jouw grootste afleidingsbron?

Zijn het je collega’s die je continue uit je werk halen? Ben je de hele dag met e-mail bezig? Of is het je eigen hoofd die continue weer met nieuwe ideeën komt zodra je net gefocust aan de slag bent?

Om je een handje op weg te helpen zet ik de grootste afleidingsbronnen hier voor je uiteen en geef ik je tips om deze op te lossen.

Dan heb jij weer een keuze: Je gaat er maar aan de slag of je doet dat niet 🙂

De grootste afleidingsbronnen

Je telefoon

Laten we beginnen met het kleine monster in ieders broekzak: je telefoon. Dit aandacht slurpende apparaat zorgt ervoor dat je continue bezig bent met allerlei soorten prikkels. Een nieuw berichtje via WhatsApp, een inkomend belletje of een like op je nieuwe foto. De mate waarin jij die notificaties nog aan hebt staan bepaald de mate waarin jij wordt afgeleid.

Maar let op! Jij bent waarschijnlijk iemand die de meeste notificaties al heeft uitstaan. Toch besteed je waarschijnlijk nog steeds veel tijd op je telefoon. Dat komt namelijk door een soort interne drang naar prikkels en nieuwe informatie. Deze drang zorgt ervoor dat je hersenen zelf een ‘melding’ geven wanneer het weer tijd wordt om te kijken of er iets nieuws is.

Wil je niet meer afgeleid worden door je telefoon tijdens je werk? Dan is er eigenlijk maar één echte oplossing: leg dat ding buiten bereik van je handen en ogen.

Zo voorkom je dat je wordt afgeleid door notificaties en je eigen interne drang.

Een radicale oplossing, maar hij werkt zeker. Zet ‘m daarom vooral in op de uren waarop jij je volledige concentratie even nodig hebt. Zo sluit je je niet de gehele dag af van de werkvloer.

Je collega’s

Naast het feit dat samenwerken met collega’s enorm gezellig is, kun je niet ontkennen dat het een grote bron van afleiding is. Even die kleine vraag tussendoor, even die kleine roddel of leuk nieuwsbericht van de dag. Of je nu op kantoor zit en ze spreken je aan of je ziet een nieuw Teams/Slack berichtje binnen komen; je bent weer afgeleid van waar je mee bezig was.

Altijd bereikbaar willen zijn voor je collega’s heeft een prijs. Anderen bepalen namelijk of jij af krijgt wat er voor jou toe doet. Storen ze jou niet, dan kun je lekker door. Storen ze jou wel, dan krijg je niet af wat je voor jezelf had gepland. Het is een soort ‘afleidings-roulette’. Je weet niet wat er komen gaat. Wel spannend, weinig kans op succes.

Is dat hoe jij je dagen wil doorkomen? Of ga je zelf de regie nemen?

Ik kies voor dat laatste. Spreek af met je collega’s op welke tijdstippen er gefocust gewerkt wordt. Dit zijn tijdstippen waarop je dus even niet bereikbaar bent voor vragen. Vraag ze deze even te parkeren zodat je er op een later tijdstip op terug kunt komen.

Start met één of twee vaste tijdstippen per week. Het liefst in de ochtend. Zo kan iedereen er aan wennen en creëer je een cultuur waarin gefocust werken geaccepteerd wordt.

P.S. Meer weten over jouw productiviteit en samenwerking met je collega’s? Hierover schreef ik onlangs dit artikel.

Klanten

Iets lastiger, maar eigenlijk geldt hiervoor hetzelfde: als jij continue bereikbaar bent voor je klanten, kun je voor hen ook niets bereiken.

Dat je je niet zomaar kan afsluiten is een logische, dit moet je dan ook slim inrichten. Heb je een product of dienst waarbij soms urgentie vereist is? Richt dan één urgentie kanaal in en zorg ervoor dat op dit kanaal ook consequent snel gereageerd wordt.

Voor alle overige zaken hanteer je een reactietijd die door jouw klanten geaccepteerd wordt. Heb je bijvoorbeeld een webshop voor consumenten dan is dat al een stuk korter dan als je een dienst aanbiedt voor bedrijven.

Ik geloof erin dat het belangrijker is dat klanten goed antwoord krijgen dan snel.

En dat is stiekem ook een paradox.

Je kunt niet de hele dag goede antwoorden blijven geven als alles snel-snel moet. Dan verzand je in de waan van de dag en ben je gedurende dag zo leeg dat goede antwoorden uit blijven.

Maak dus een keuze.

Mailbox

De mailbox is misschien wel dé grootste afleider van werkend Nederland. Dat komt omdat men e-mail niet meer ziet als communicatiemiddel, maar als doel. De e-mailbox is gepromoveerd tot takenlijst. Je start de dag met e-mail en je eindigt hem met email, waarbij je tussendoor ook nog continue binnenkomende mails wegwerkt.

Niet. Meer. Doen.

Als je de hele dag reageert op anderen ga jouw eigen werk niet afkrijgen. Ook is het een vicieuze cirkel: jij stuurt een reactie en de kans is de groot dat je dezelfde dag weer een reactie terug. Je bent weer terug bij af, weer een to-do in je mailbox.

Zet daarom je e-mail notificaties uit (de melding, de pop-up én het aantal ongelezen mails icoontje) of sluit zelfs je mailbox helemaal af. Werk aan de taken die jij af wilt hebben en ga daarna verder met je e-mail.

Je eigen hersenpan 😊

Geloof het of niet, maar je eigen hersenpan is een enorme afleider. Zodra je lekker gefocust bezig bent poppen er ineens allemaal ideeën op van dingen die je nog moet of zou kunnen doen.

Het onderscheid tussen die twee is echter van enorm belang. Wat je nog zou kunnen doen is namelijk vaak gericht op uitstelgedrag en is vaak iets in de vorm van entertainment. Nog even die video bekijken of een website checken bijvoorbeeld.

Wat je nog moet doen is vaak iets waar je al eens eerder aan hebt gedacht, maar je had het nog niet opgeschreven. Je hersenen hebben het dus niet kunnen afronden en dus komt het weer terug op de momenten dat je het niet wil.

Zorg er daarom voor dat je alles wat je moet doen opschrijft.

Je collega nog even bellen; opschrijven.

Je administratie nog bijwerken: opschrijven.

Als je niet alles opschrijft ben je continue intern afgeleid door allerlei taken die in je hoofd rondspoken.

Deze bron van afleiding voorkomen is simpel én broodnodig.

Ze vormen samen één groot front

Ik heb een hoop verschillende afleidingsbronnen benoemd. Hopelijk zit jouw grootste afleidingsbron er tussen en kun je aan de slag om deze te elimineren. Zo niet, laat het dan even weten in de comments dan ga ik je alsnog helpen.

Graag wil ik je nog één laatste noot meegeven:

Samen vormen deze bronnen één groot front.

Want vaak is het niet enkel je telefoon die je afleidt, maar zorgt de combinatie van meerdere bronnen ervoor dat je niet af krijgt wat er echt toe doet. Dat zit ‘m in een soort van modus operandi: de stand waarin jij staat gedurende jouw werkdag.

Is jouw moderus operandi in de stand afleiding? Reken er maar op dat je alle bronnen kunt afvinken.

Zodra je je eenmaal laat afleiden door één van de bronnen kom je in een modus waarop je die afleiding juist gaat opzoeken. Je was toch al afgeleid, dus ga je gelijk maar even je mail, telefoon en al die nieuws websites checken.

Prima, maar weet wel dat je dan nog verder van huis bent. De kans dat je nu weer in een gefocuste staat van werken komt is weer een heel stuk kleiner geworden.

Zorg er dus voor dat je niet in die stand komt voordat je jouw eigen belangrijke taken af hebt.

Zo krijg je af wat er écht toe doet.