De tegenstrijdigheid

“Als je altijd bereikbaar bent, ga je niets bereiken.”

Een zin vol met waarheid. Want bereikbaar zijn en iets willen bereiken is een tegenstrijdigheid. Om in een wereld die draait op kennis iets te bereiken heb je namelijk volledige aandacht nodig. Je moet je volledige aandacht kunnen stoppen in één taak zodat je echt voortgang kunt boeken. Zodat je in de ‘flow’ komt waarin je op jouw optimale denkniveau zit en de oplossing zich vanzelf lijkt te schetsen.

Voor volledige aandacht heb je een omgeving nodig, waarin je voor een minimale tijdsduur van 25 minuten ongestoord aan de slag kan. Geen afleiding door mensen, geen afleiding door je telefoon en bovendien; geen afleiding doordat je hoofd bezig is met andere zaken die je nog niet hebt afgerond.

Het lijkt misschien simpel om zo’n omgeving te creëren. Dat is het echter niet. We hebben te maken met kantoortuinen waarop collega’s je weten te vinden. We hebben binnenkomende e-mails en chats die ons afleiden. We hebben onze telefoon die bol staat van de meldingen.

Als je iets wil bereiken zul je je dus af moeten sluiten voor de rest van de buitenwereld. En juist dat maakt dat het we meestal niet doen. Want wij zijn sociale wezens en we vinden het lastig om ons af te sluiten van de rest. We zetten onszelf dan namelijk buiten de groep.

Want wie wil nu die ene collega zijn die alleen maar aan zichzelf denkt en nooit klaar staat voor anderen?

Precies, dat wil dus niemand.

Een herziene definitie van bereikbaarheid

Een radicale oplossing waarmee jij je volledig afsluit van de buitenwereld is dus niet zo’n goed idee. We zullen de ideale middenweg moeten vinden. Een weg waarin we bereikbaar zijn voor anderen, terwijl we toch ongestoord aan de slag kunnen.

Laten we beginnen met de definitie van ‘bereikbaar zijn’ eens te herzien. Want dit is hoe velen het nu beleven:

“Bereikbaar zijn betekent dat je bereikbaar bent voor anderen, op het moment dat het voor hen uitkomt”

Anders gezegd: Zodra iemand anders jou nodig heeft en jij bent op dat moment niet bereikbaar ben, ben je automatisch onbereikbaar.

En dat is toch eigenlijk best gek? Want waarom moet de mate waarin jij wel of niet bereikbaar bent afhangen van het moment dat een ander jou probeert te bereiken? Waar is nu jouw eigen mening of je wel of niet bereikbaar bent gebleven?

Juist, die doet er op dat moment even niet toe. Want de ander vindt jou onbereikbaar. En of het nu gaat om een collega, klant of misschien zelfs familielid. Ze stellen allemaal eisen aan jouw bereikbaarheid.

De sleutel in het daadwerkelijk kunnen bereiken van iets ligt dan ook in het managen van die eisen.

Manage de eisen aan je bereikbaarheid

Als jij je ongestoorde werktijd wil terugwinnen moet je de eisen aan je bereikbaarheid weten te managen:

Jij gaat bepalen wanneer jij bereikbaar bent voor anderen.

Makkelijk toch?

Dat ligt er aan. Er zijn namelijk een aantal regels waar je je aan moeten houden om dit goed te doen. Ik zet ze hier even voor je op een rij:

Communiceer helder en concreet.

Als jij wil bepalen wanneer je bereikbaar bent dan moet je daar helder over communiceren. Wanneer mensen jou willen bereiken moeten weten waar ze aan toe zijn. Krijgen ze je niet per telefoon te pakken? Zorg dan dat ze weten hoe ze jou per e-mail kunnen bereiken of geef aan dat ze je voicemail kunnen inspreken.

Je communiceert dus wanneer je wél bereikbaar bent, maar ook wanneer je niet bereikbaar bent.

Zet in op asynchrone communicatie.

Om toch bereikbaar te zijn voor anderen terwijl ze jou niet hoeven te storen moet je vooral inzetten op asynchrone communicatie. Het tegenovergestelde van asynchroon is synchroon en dat betekent ‘gelijktijdig’. Bellen is bijvoorbeeld een vorm van synchrone communicatie omdat je elkaar aan de telefoon hebt en direct reageert.

E-mail/voicemail/chatberichten zijn vormen van asynchrone communicatie. De zender kan iets sturen wanneer hij of zij dat wil en jij (de ontvanger) kunt ook reageren wanneer het jou het beste uitkomt.

Ideaal om in te zetten als je graag ongestoord wil werken, maar toch bereikbaar wil zijn!

Wellicht vind je asynchrone communicatie onpersoonlijk. Dat is begrijpelijk. Als je graag persoonlijk communiceert dan zorg je dat je via asynchrone communicatie een afspraak inplant waarbij het voor beide partijen uitkomt om elkaar persoonlijk te zien of bellen. Een win-win combinatie.

Kom afspraken na.

Dit is een hele belangrijke regel: Als anderen je een bericht sturen of je verzoeken om terug te bellen dan moet je dat ook doen binnen de afgesproken termijn die je afgeeft. Zodra je niet direct bereikbaar bent én je reageert niet volgens de afspraken dan zullen ze je alleen maar vaker gaan storen.

Voorkom verstoringen door tijdig te reageren en mensen zullen je ‘onbereikbaarheid’ accepteren.

Wees consequent.

Misschien wel de allerbelangrijkste: wees consequent. Ga niet alsnog binnen 10 minuten op een e-mail reageren op het moment dat je dat gefocust aan het werk bent. Als je dit namelijk een paar keer doet krijgen mensen dit door en zullen ze je weer op elk moment gaan storen.

Consequent zijn zorgt ervoor dat niet alleen anderen jouw afspraken nakomen, maar dat je ook zelf je eigen afspraken nakomt.

Altijd ongestoord werken is een utopie

Altijd gefocust en ongestoord werken is een utopie. Als je het echt wil kan het, maar het vraagt verschrikkelijk veel offers. Grote namen uit de geschiedenis kregen dit voor elkaar, maar leefden een eenzaam bestaan.

Ik ga ervan uit dat jij altijd te maken hebt (en wil hebben 😊) met collega’s, klanten en natuurlijk je eigen familie.

Daarvoor zul je de eisen aan je bereikbaarheid goed moeten managen zodat je uiteindelijk zelf bepaalt wanneer je bereikbaar bent.

Hanteer daarvoor de volgende regels:

• Communiceer helder & concreet.
• Zet in op asynchrone communicatie.
• Kom je afspraken na.

En je bent goed op weg.

En bovenal:

Wees consequent. Vooral naar jezelf.

Zodat jij bereikbaar bent wanneer jij dat wil.

Zodat je uiteindelijk afkrijgt wat er écht toe doet.

P.S. Als je hier nog iets aan toe te voegen hebt dan hoor ik dat graag 😊 Ook ik ben nog steeds op zoek naar manieren om mijn werkdag te verbeteren.