Het kan heel simpel zijn..
Want minder gestoord worden door collega’s is natuurlijk niet zo heel moeilijk als het jou weinig interesseert wat ze van je vinden. Je kunt jezelf namelijk gewoon opsluiten thuis of op kantoor. Of ze elke keer dat ze jou storen zo verschrikkelijk afsnauwen dat ze dat in de toekomst wel laten.
Gemakkelijk, maar niet zo handig. Want je wil ze graag te vriend houden. Je vindt ze namelijk hartstikke aardig en je werkt graag met ze samen. Het is dus ook eigenlijk ook geen vraag óf je ze wil helpen, het gaat er meer om wanneer je dat wil. Want nu komt het gewoon even niet zo lekker uit omdat jij je focus nodig hebt voor iets anders.
Maar jij bent nu eenmaal een aardige en goede collega dus zet je eigen belang aan de kant en gaat ze toch helpen. Helaas gaat dit gedrag ervoor zorgen dat ze in de toekomst wellicht vaker naar je toe komen wanneer het even niet uitkomt.
We zullen er dus een andere oplossing voor moeten vinden.
Helder. Wat te doen?
Je hebt een flink aantal mogelijkheden, waarbij ik er hiervoor al stiekem één heb gegeven. Maar sommige van deze mogelijkheden werken helemaal niet voor jou of zijn harstikke onrealistisch. Tenminste, ik probeer normaal gesproken niemand af te snauwen…
Vandaar dat ik paar mogelijkheden aan je ga geven die voor mij goed werken en die ik op meerdere plekken goed zie landen.
Optie 1: accepteren
Een lekkere open deur, maar goed, je kunt een deur ook niet te lang in het slot laten hangen. Soms moet je accepteren dat het veelvuldig schakelen nu eenmaal bij je werk hoort. Stuur je een team aan van mensen die veel richting nodig hebben dan is de kans groot dat je vaker gestoord wordt. Ze weten namelijk niet zo goed wat ze waarom moeten doen en vragen dat het liefste aan jou. Soms is het wat gedeelte gemakkelijk op te lossen door duidelijke taakinstructies en verantwoordelijkheden, maar blijft men onzeker om beslissingen te maken.
Ze weten dan eigenlijk wel wat ze moeten doen, maar ze durven geen beslissing te maken. In deze gevallen moet je dus vooral gaan kijken naar je eigen leiderschapsstijl en de competenties van je mensen. Zijn ze in staan om met meer verantwoordelijkheid en een cultuur waarin je fouten mag maken wel deze beslissingen te nemen? En ben jij ook in de mogelijkheid om hier iets aan te veranderen?
Indien het antwoord tweemaal ‘ja’ is kun je aan de bak. Heb je een ‘nee’ te pakken dan zul je moeten accepteren dat je vaker gestoord kan worden. Dan snel door naar de volgende optie.
Optie 2: verwachtingsmanagement
Wat verwacht je van elkaar als het gaat over de mate van bereikbaarheid en de snelheid waarmee je iemand van een antwoord voorziet? Vaak verschillen deze verwachtingen enorm tussen medewerkers, maar ook binnen een afdeling of binnen de gehele organisatie.
Als je collega andere verwachtingen heeft dan jij dan leidt dit problemen. Of jij houdt je aan de verwachtingen van de ander en vindt het zelf irritant, of je houdt je er niet aan en de ander vindt dit irritant. Het is daarom goed om je verwachtingen naar elkaar hierover uit te spreken.
Stel je collega’s waar je veel samenwerkt (en die je dus mogelijk zouden kunnen storen), de volgende vragen:
– Op welke momenten verwacht jij dat ik bereikbaar ben?
– Als ik niet bereikbaar ben, hoe snel verwacht je dan een antwoord?
Je zult zien dat je een mooie discussie op gang brengt waarbij je elkaars verwachtingen helder krijgt zodat je er samen nieuwe afspraken over kunt maken. Ga hierbij niet in op de uitzonderingen, zoals ‘die ene keer dat bla die bla heel belangrijk was en we toch wel mega snel moesten kijken’, maar kies de grote bups van de vragen als voorbeeld.
Optie 3: maak gebruik van een vast ritme
Eigenlijk een stukje voorgekauwd verwachtingsmanagement. Want misschien komt er bij optie twee wel een mooie discussie op gang over de verschillen, maar weten jullie niet zo goed hoe het nu wél handiger kan.
Ik help je graag op weg met een aantal concrete punten:
– Spreek dagelijkse focusblokken af van 1 á 2 uur waarin jij en je collega’s NIET bereikbaar zijn voor NIET mega urgente vragen. Zo heeft iedereen die graag geconcentreerd wil werken de mogelijkheid om concentratie werk te plannen in een focusblok.
– Heb je vaak contact met één en dezelfde collega? Plan vaste afspraken in en overleg dus in ritme. Zo kun je bij een niet-urgente vraag deze even opschrijven omdat je weet dat je snel een overleg hebt waar je deze vraag kunt voorleggen. In IT-teams wordt dit bijvoorbeeld handig gedaan door de dagelijkse stand-ups en dag-afsluitingen.
Beide punten vragen wel om wat discipline. Je collega (of jij bij een ander 😉) zal namelijk alles moeten opschrijven én in de mogelijkheid moeten zijn om iets anders op te pakken totdat jij tijd maakt om de vraag te beantwoorden.
En daarom is het volgende heel belangrijk:
Wees consistent én menselijk tegelijk.
Ik moet een belangrijke kanttekening plaatsen bij alle opties.
Het werkt namelijk alleen als je CONSISTENT en MENSELIJK bent.
Tegelijkertijd.
Want als je afspraken maakt en van een ander iets verwacht, moet je zelf ook het goede voorbeeld geven. Maar ook als de ander er zich niet aan houdt moet je in staat zijn om dit direct aan te geven.
Goede gewoontes ontstaan uit het consistent vasthouden aan gemaakte afspraken en verwachtingen. Eenmaal iets afspreken en dat laten versloffen gaat het probleem zeker niet voor je oplossen.
Maar je moet ook menselijk blijven. Want soms heeft een collega je, ondanks de afspraken en verwachtingen, toch écht even nodig.
Als je er samen voor zorgt dat die momenten de uitzonderingen op de regel zijn, dan help je diegene in zo’n situatie met alle plezier.
Zodat jullie uiteindelijk SAMEN af krijgen wat er écht toe doet.
