De afleiding is overal

Als een collega naast jouw bureau staat is het moeilijk om nog ‘nee’ te zeggen. Diegene heeft immers de moeite gedaan om naar je toe te lopen en staat met een lief gezicht te popelen om jouw hulp. Ach, je bent nu toch al afgeleid. We helpen wel even.

De meesten zullen dit voorbeeld herkennen. Het is echter niet de enige vorm van afleiding op de werkvloer. We hebben namelijk ook:

–         E-mails

–         Telefoontjes

–         Microsoft Teams / Slack / Hangouts / chat berichten

–         Apps op je privételefoon

Tal van communicatiemiddelen en apps die à la minute vragen om onze aandacht. Kortom: de afleiding is overal. 

De verkeerde strategie

Natuurlijk ken jij al deze vormen van afleiding en probeer je jezelf er tegen te wapenen. Goed initiatief, maar de kans is groot dat je dit aanpakt met de verkeerde strategie.

Je probeert namelijk uit te gaan van jouw motivatie (of wilskracht)

• Jouw motivatie om ‘nee’ te zeggen tegen die collega die naast je bureau staat.
• Jouw motivatie om niet direct te reageren op dat bericht via Teams.
• Jouw motivatie om die telefoon niet op te pakken, maar straks even terug te bellen.

Lijkt een goede strategie, maar dat is het niet. Je motivatie is namelijk een spier die aan het begin van de dag nog volledig fit is, maar naarmate hij vaak aan het werk moet steeds vermoeider raakt. Des te meer er van deze spier gevraagd wordt, des te eerder hij uitgeput raakt.

Na een tijdje ben je dus niet meer in staat om nog de motivatie op te brengen om binnenkomende afleiding te negeren.

Het negeren van afleiding op basis van motivatie gaat hem dus niet worden. Want zodra de spier vermoeid raakt ga je overstag en ben je weer terug bij

‘De waan van de dag’

Jij achter je pc. Continue reagerend op alles en iedereen die jou wat vraagt. Net zo lang tot het einde van de werkdag is aangekomen en jij weer niet bent toegekomen aan wat er écht toe doet.

Dat moet toch anders kunnen?

Jazeker kan dat anders. Met de juiste strategie is het mogelijk om wel ongestoord door te kunnen werken. Om in je ochtend al je belangrijke werk al af te hebben. Zodat je in de middag alle tijd hebt voor vragen, e-mail en meetings.

Deze strategie komt voort uit de werking van menselijk gedrag. Gedrag vindt namelijk alleen plaats als er een trigger is die daar aanleiding tot geeft. Zo vertelde de tandarts mij elke keer weer dat ik toch echt mijn tanden moest vlossen na het avondeten. Dat hielp namelijk om mijn tandvlees gezond te houden en zorgde voor minder tandplak.

Prima, ik overtuigd, tandenstokers gekocht en aan de bak. De eerste avond ging dat goed, maar de volgende twee avonden vergat ik het gewoon weer. Drie avonden verder dacht ik er ineens weer aan om het vervolgens voor een gehele week weer te vergeten.

Dit schiet niet op dacht ik bij mezelf. Ik moet ervoor zorgen dat ik het niet vergeet. Toen bedacht ik mij dat ik elke avond structureel mijn handen was na het eten. Als ik nu die tandenstokers eens naast het zeeppompje zet, zou dat dan werken?

Zeker weten dat het werkte! Ik zag het doosje staan en begon automatisch te vlossen. Dit hoefde ik maar een paar weken te doen en daarna was het een gewoonte geworden en kon het doosje weer in de kast.

Moraal van het verhaal: je hebt een trigger nodig om gedrag te vertonen. En die trigger had ik gecreëerd door het doosje tandenstoker fysiek in het zicht te zetten. Zodat ik hem elke avond zag en ik direct werd herinnerd aan het vlossen.

Als het om afleiding gaat hebben we het echter over gedrag dat we niet willen vertonen.

Hoe los je dat dan op?

Dan moet je de trigger juist weghalen.

Elimineer die trigger.

Elimineren vind ik daar een mooi woord voor. Omdat het wat radicaler klinkt ofzo 😉

Al die geluidjes, pop-ups of trillingen die communicatie apps jou geven zul je moeten elimineren. Want het is zo verschrikkelijk moeilijk om een bericht te negeren als je hem net rechtsonder in je beeld hebt zien verschijnen!

Als je ongestoord wil werken zul je ervoor moeten zorgen dat jouw collega’s jou niet kunnen storen of niet willen storen. Omdat je bijvoorbeeld uit hun zicht bent (thuiswerken) of in een ruimte zit waarbij de afspraak is dat je elkaar niet stoort.

Want het is nu eenmaal moeilijk om nee te zeggen als ze al aan je bureau staan…

Het elimineren van de trigger zorgt ervoor dat het gedrag niet voorkomt en dat je ook geen moeite hoeft te doen om het te negeren. Want ook al lukt het je wel om het te negeren, je bent er toch weer even mee bezig geweest. De motivatie spier heeft zich moeten inspannen.

Kies en kom vervolgens in actie.

Ik snap dat ik nu weer open deuren intrap alsof ik de politie ben die een inval doet in het complete appartementen complex. Want jij kent deze simpele en praktische tips allang!

Toch doe je het nog steeds niet.

En ik vraag me dan altijd af waarom.

Denk je dan echt dat je met motivatie verder komt?

Wil je dan niet afkrijgen wat er écht toe doet?

Soms zijn oplossingen zo simpel dat we denken dat het daardoor niet werkt. Omdat we in de zakelijke wereld de neiging hebben om alles moeilijker te maken dan het is. Omdat dat interessanter lijkt. Maar het is gewoon niet zo moeilijk. Je hoeft alleen maar een keuze te maken.

De keuze om het succes van jouw werkdag niet af te laten hangen van het toeval dat niemand je even nodig heeft.

De keuze om de afleidingtriggers te elimineren zodra jij wenst ongestoord te kunnen werken.

De keuze om een productieve werkdag niet aan het toeval over te laten.

Maak dus die keuze.

Pak de regie.

Krijg af wat er écht toe doet.