3 redenen waarom je to-do lijst niet werkt

Voor kenniswerkers is het vaste prik. Het organiseren en beheren van je werkzaamheden door middel van een to-do lijst. Voor de een is zo’n lijst dé oplossing. Voor de ander een kriem. Het is een middel om je uiteindelijke doel te bereiken: af te krijgen wat er echt toe doet. Tenminste, als je het mij vraagt. De meesten krijgen namelijk alsnog niet af wat er écht toe doet en dat heeft een aantal redenen.

Deel deze tips met je collega's:

Reden 1: Je to-do lijst bevat geen prioritering.

Niet prioriteren betekent dat alles belangrijk is. Je to-do lijst gaat je dan wel helpen om overzicht te krijgen in wat je allemaal moet doen, maar je gaat niet alles afkrijgen. Vaak is er namelijk meer te doen, dan dat er tijd in een werkdag zit.

Als er meer te doen is dan er tijd is, vallen we terug in een oeroude strategie: sturen op kwantiteit. We gaan proberen zo veel mogelijk kleine items van de lijst af te krijgen, zodat de lijst weer behapbaarder lijkt. Dit geeft ons het gevoel dat we een productieve dag hebben gehad. Maar is dat ook zo? Heb je nu daadwerkelijk de taken gedaan die belangrijk waren of was je doel stiekem het af vinken van zo veel mogelijk items?

Reden 2: Je to-do lijst bevat geen categorieën.

Categoriseren is het onderverdelen van je taken in verschillende lijsten. Als voorbeeld pakken we een taak, waarbij je informatie nodig hebt van je collega. Zonder deze informatie kun je deze taak niet starten of afronden. In feite bestaat deze taak dus uit twee kleinere taken: A. Informatie ophalen. En B. Deze informatie verwerken en de uiteindelijke taak afronden.

Het is dus niet mogelijk om gelijk actie op te ondernemen op taak B. Je zul daarvoor eerst taak A moeten afronden. Op je to-do lijst wil je alleen taken die je direct kunt uitvoeren. Zodat je als je in een lekkere flow zit, je door kunt pakken. Zodat je niet die ene collega moet storen omdat jij niet verder kunt. Zodat je die taak daadwerkelijk af krijgt die dag. Omdat je alle informatie al hebt.

Reden 3: Je to-do lijst bevat vooral taken van anderen

Je to-do lijst bevat grotendeels taken die anderen jouw hebben opgedragen. Zijn dit dan de taken die er echt toe doen? Meestal niet. Dit zijn vaak e-mailtjes, vragen van collega’s, controle werk etc. Je kunt dan heel hard werken, maar je gaat nooit echt impact maken. Het zijn reactieve taken.

Echt impact maken doe je door proactief te worden. Proactief wordt je door vooraf na te denken over wat er komen gaat. Door nu al te bedenken welke acties je moet ondernemen. En door deze acties vervolgens op je to-do lijst te zetten. Je eigen ideeën over hoe je een proces kunt verbeteren. Het voorbereiden van een meeting. Een meeting initiëren omdat je ergens een oplossing voor hebt. Dat zijn taken waarmee je impact maakt. Dus waarom zou je die niet op je to-do lijst willen?

Af krijgen wat er echt toe doet.

Om af te krijgen wat er echt toe doet, moet je de bron van het probleem aanpakken. Je moet jouw werk systeem gaan veranderen. Je moet van een reactief systeem, naar een proactief systeem. Waarin je belangrijke zaken als eerste afrondt en de rest vanzelf komt. Een eerste stap hierin is het aanpakken van jou to-do lijst.

Om je hiermee op weg te helpen heb ik een ultieme to-do lijst voor je opgezet. Compleet met uitleg en ingericht voorbeeld. Gratis te downloaden, zodat je er mee aan de slag kunt wanneer jij dat wil.

Misschien is het niets voor jou, maar het heeft mij enorm geholpen. Ik gun jou het ook om af te krijgen wat er echt toe doet.