Je werk productiviteit verbeteren is een breed werkveld. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden en stuk voor stuk lossen ze allemaal wel iets op.

Het probleem is echter dat je hierdoor ook belemmerd kunt raken in je voortgang.

Het lijkt namelijk wel of er telkens weer iets te verbeteren valt. Alsof je soms meer bezig bent met het verbeteren van de productiviteit dan dat je daadwerkelijk productief bent.

Dat lijkt me niet de bedoeling.

Het is zaak de hoofdlijnen in de gaten te houden en niet te veel in de details te duiken. We weten namelijk allemaal dat de laatste 20% verbeteren ons net zo veel energie kost als de eerste 80%. Zonde dus om al je energie te verspillen in de details.

Maar wat versta jij dan onder details?

Dat is een goede vraag. En die ga ik beantwoorden door drie van mijn geleerde lessen met je te delen.

LES 1: Het gaat niet om de beste ‘app’

Een valkuil waar veel van ons intrappen. We snappen dat we slimmer moeten gaan werken, dus gaan we op zoek naar de ideale App (software/tool etc) die ons daarbij zou moeten helpen.

Nog specifieker: we gaan op zoek naar de ‘beste app’.

En zoals het motto geld; zoekt en gij zult vinden. Op zich niets mis mee, als je je maar wel bewust bent van het feit dat de app op zichzelf niet het verschil gaat maken.

Het gaat namelijk om de manier waarop jij je werk doet.

Want iedereen die schrijft (inclusief mezelf!) over de ‘beste app’ schrijft dit vanuit zijn eigen perspectief.

Eigenlijk wordt er dus bedoeld: de beste app waarmee ik mijn eigen werkmethodiek kan managen.

Als die methodiek namelijk niet matcht met hoe jij werkt of wil werken, dan zal de app ook niet voor je gaan werken.

Verdiep je dus eerst in de beste methodiek en zoek dan de App die je nodig hebt.

LES 2: Het gaat er niet om zoveel mogelijk te doen

Je kent ze vast die dagen. Je hebt keihard gewerkt, veel taken afgehandeld. Flink wat mails beantwoord.

Je bent moe en ploft op de bank: Zo, dat was een productieve dag!

Toch?

Hangt ervan af.

Productiviteit gaat wat mij betreft meer om de impact die je maakt dan om het daadwerkelijke werk dat je verzet.

Het gaat er dus niet om dat je ZO VEEL mogelijk doet op een dag, maar dat je de JUISTE dingen heel goed doet.

Alleen zo veel mogelijk doen voelt vaak beter aan, omdat je dan ook het gevoel hebt dat je hard hebt gewerkt.

Het is echter beter om te kijken naar de impact die je maakt en niet naar de input (uren, zwoegen, motivatie) die je daarvoor levert.

Zo zorg je ervoor dat je niet blijft rennen om zo veel mogelijk te doen, terwijl de impact laag blijft.

LES 3: We maken het te complex

Zodra we eenmaal de juiste dingen doen, maken we het onszelf te moeilijk.

We maken de zaken complexer dan nodig, waardoor we weer tijd en moeite kwijt zijn dan nodig.

Een klassiek voorbeeld van zaken complexer maken dan nodig: Het geven van een presentatie over een onderwerp waar je publiek nog weinig van af weet.

Je steekt een hoop tijd in de dia’s, bereidt het verhaal tot in de puntjes voor. Probeert zo veel mogelijk kennis mee te geven.

Klinkt als goed werk. Maar wat is vaak het resultaat?

Je publiek onthoud maar 2-3 zinnetjes uit je complete presentatie.

Dus waarom dan al dat werk als je ook die 2-2 dingen die JIJ WIL dat ze onthouden leuk en simpel kan overbrengen?

Simpel is niet ’te gemakkelijk’. Simpel is gewoon goed. Want zo zorg je ervoor dat de ander je kan volgen.

Nu geef ik maar één voorbeeld, maar zo zijn er nog veel meer zaken waarbij je vooraf goed kunt afstemmen wat de verwachtingen en resultaten zijn zodat je minder tijd kwijt bent om er aan te voldoen.

Kijk naar de hoofdlijnen

Ben je te veel bezig met het zoeken naar ‘de beste app’?

Is hard werken nog steeds je enige strategie?

Of maak je zaken nog steeds te complex?

Dan is er voor jou nog een hoop te doen om slimmer te gaan werken.

Zet ‘m op weer deze week.