Dit artikel is al eerder gepubliceerd op IThappens.nu

Een tijdje terug heb ik op IThappens.nu een artikel gepubliceerd over het belang van time-management in de 21^e eeuw. In dat artikel ben ik ingegaan op de afleidende factor van technologie en de valkuilen die de aandachts-economie, waarin we nu leven, met zich meebrengt. Een van deze valkuilen is de drang om alsmaar harder te werken. Om zo meer te bereiken totdat je niet meer harder kan. Gezien het hoge burn-out cijfer binnen de beroepsgroep die men “milleniums” noemt, dus zeker geen onbelangrijke valkuil. In het artikel heb ik geprobeerd je te overtuigen van het feit dat je niet hárder moet werken, maar slimmer. Of ik daar in ben geslaagd durf ik niet te zeggen. Wel ben ik er van overtuigd dat bij het omzetten van een nobel streven naar daadwerkelijke actie, hulp vereist is. Hoe gaan we nu slimmer werken en zorgen we ervoor dat we niet in de druk-druk-druk valkuil trappen?

Om maar direct to-the-point te komen; slimmer werken doe je met een goede to-do lijst! Je to-do lijst is namelijk de basis voor alles wat je moet doen. Hierdoor vormt het tevens een belangrijk instrument om hard werken om te zetten in slim werken. Heb je nog geen to-do lijst? Dan is het belangrijk om er een te maken want als je veel moet doet dan is het onmogelijk om alles wat je moet doen te onthouden. Opschrijven dus!

Heb je al wel een to-do lijst dan vraag jij je nu vast af wat dit artikel jou te bieden heeft. Wat is er dan zó spannend aan een to-do lijst dat het jouw gaat helpen om slimmer te werken? Heel kort gezegd, het feit dat een to-do lijst je de mogelijkheid geeft je werk te overzien en hier slim mee om te gaan. Echter, in de meeste gevallen is een to-do lijst een grote lange lijst met allemaal taken die je nog moet of wilt uitvoeren, meestal gecategoriseerd per onderwerp. Helemaal niets mis mee, alleen gaat deze lijst je niet helpen slimmer te werken. Hier een aantal redenen waarom dat in de meeste gevallen niet werkt [1]:

• Je to-do-lijst bevat geen prioritering, dus om het gevoel te krijgen dat je een productieve dag hebt gehad probeer je maar zoveel mogelijk kleine items af te vinken zodat de lijst weer wat korter wordt.
• Je to-do-lijst is gecategoriseerd per onderwerp, maar je houdt geen status bij per to-do’s. Kun je er gelijk mee starten of heb je eerst informatie nodig van iemand anders om te to-do te kunnen afvinken?
• Je to-do lijst bevat grotendeels taken die anderen jouw hebben opgedragen in plaats van de taken die jij zelf belangrijk vind om te doen.

De realiteit is dat een to-do lijst er vaak voor zorgt dat je druk bent met kleine taken. Deze hebben andere je opgedragen en waarvan meestal ook nog wordt verwacht dat je die zo snel mogelijk af hebt. Gooi een lijst vol met tig van dit soort kleine, urgente taken en je wordt vanzelf “druk”. Zo “druk” dat je niet toekomt aan de taken die je zelf graag had willen doen. Taken die je bijvoorbeeld verder helpen in het verbeteren van een bepaald proces zodat dat proces een stuk efficiënter en beter verloopt. Of zelfs zo “druk” dat je alles niet op tijd af krijgt, zodat je dus harder moet werken om wél alles op tijd af te krijgen.

Maar hoe dan wel?

Om te voorkomen dat we hard werken aan taken die anderen voor ons hebben bedacht, gaan we een to-do list maken die je wél helpt om slimmer te werken. Een lijst waarbij jij zelf bepaalt wat je wel en niet gaat doen (of wat je als eerste gaat doen). Hiermee kan je eindelijk eens de taken oppakken die je graag had willen doen, maar simpelweg nog niet aan toegekomen bent. In het vorige artikel heb ik gesproken over “Getting Things Done” van David Allen. Dit is een methode om alles wat je te doen hebt op te slaan in één systeem zodat je optimaal controle hebt over wat je te doen staat. Hoe helpt deze methode je om slimmer je to-do’s in te delen en dus slimmer te werken? Hier een aantal voorbeelden[1]:

• Prioriteer je to-do’s op basis van wat je eerste dient op te leveren, zodat je altijd alles op tijd af hebt. Dit gaat een beetje tegen het studenten principe van “alles op het laatst af” in. Het werkt natuurlijk een stuk lekkerder als je op een simpele manier altijd je deadlines haalt.
• Maak gebruik van een “Wachten op” categorie. Hierin zet je de taken waarin je nog niet kunt beginnen omdat je nog op informatie van anderen “wacht”. Om de zoveel tijd check je even of je deze informatie al hebt ontvangen zodat je met je taak kunt starten.
• Zet al je projecten in een aparte categorie, zodat je per project kunt bepalen welke taak je eerst moet gaan doen om het project weer een stapje verder te krijgen. Als je al weet welke taken je in de toekomst nog meer moet gaan doen zet je deze er ook vast bij.
• Maak onderscheid in to-do’s die vandaag echt af moeten en to-do’s die je later ook nog wel kunt doen. Zet de to-do’s die je vandaag wilt doen in je “Eerstvolgende actie” lijst en de andere op een “Later” lijst.
• Zorg dat je al je to-do’s voorziet van een deadline indien er een daadwerkelijke deadline is.

Dit zijn een aantal voorbeelden om je to-do lijst slimmer te maken en ervoor te zorgen dat je een beter overzicht hebt van de taken die je moet gaan uitvoeren. Uiteraard zijn er nog veel meer kleine tweaks te noemen Het gaat er om dat je to-do lijst in essentie niet “smart” is, waar hij dat wel kán zijn. Wil je dus slimmer werken, dan raad ik je aan je verder te verdiepen in methodes zoals Getting Things Done zodat je optimaal resultaat haalt uit de uren die je werkt.

Een voorproefje van het hoogste niveau: De to-do lijst 2.0

Ik heb het in de voorbeelden kort gehad over prioriteit. Dat is niet de aandacht die een taak hoort te verdienen, want prioriteit is eigenlijk hét belangrijkste kenmerk van een to-do. Simpelweg omdat de prioriteit van een to-do bepaalt wanneer (en soms ook of) je een to-do gaat oppakken. In zijn GTD methode spreekt David Allen enkel over prioriteit in het wanneer gebied (deadlines), terwijl een to-do-lijst 2.0, zoals ik het nu even noem, ook rekening houdt met of je een to-do überhaupt gaat oppakken.

Keuzes maken over wat je wel en niet doet, is namelijk dé oplossing voor het effectief indelen van je tijd, zoals je in mijn vorige artikel hebt kunnen lezen. We moeten er dus voor zorgen dat we het maken van keuzes gaan implementeren in onze to-do lijst. Om je hierbij te helpen pakken we de urgent-important matrix van Stephen Covey er bij, schrijver van het bestseller boek ‘The 7 habits of effective people”. [2]

Figuur 1: The urgent-important matrix [2]

Volgens dit model categoriseer je jouw to-do’s volgens de meeteenheden belangrijk – niet belangrijk en urgent – niet urgent. Zo krijg je vier kwadranten, zoals je in bovenstaande afbeelding kunt zien. Ga je vervolgens je dagelijkse tijdsbesteding monitoren, dan zal je zien dat er veel tijd verloren gaat aan urgente  niet-belangrijke taken (kwadrant 3). Terwijl je jouw tijd juist in de belangrijke niet urgente taken zou willen steken (kwadrant 2). Dit zijn vaak de moeilijker taken waar je niet aan toe komt, maar je wel veel waarde in de toekomst kunnen opleveren. Een goed voorbeeld is dat veel mensen een groot deel van de dag bezig zijn met het beantwoorden van e-mails (urgent, wel belangrijk). Hierdoor is er geen tijd over om vaardigheden bij te leren die ervoor zouden kunnen zorgen dat je meer waard bent voor de organisatie waar je in werkt.

Wil je slimmer gaan werken dan zal je dus meer tijd moeten steken in de niet urgente, maar wél belangrijke taken in kwadrant 2. Dit doe je door je to-do’s te categoriseren in een van de vier kwadranten zodat je prioriteit kunt bepalen. Je zult altijd moeten starten met de urgente belangrijke zaken uit kwadrant 1. Daarna moet je proberen om direct de niet urgente, belangrijke taken uit kwadrant 2 op te pakken. Zo kom je eindelijk toe aan de taken die belangrijk zijn en jou veel waarde opleveren. Het zou dan zelfs kunnen dat taken niet meer in kwadrant 1 terecht komen omdat je ze met een creatieve oplossing in kwadrant 2 al hebt afgehandeld. Door goed te prioriteren en keuzes te maken op je to-do lijst zorg je ervoor dat je niet harder werkt, maar slimmer. Om een concreet voorbeeld te geven van zo’n to-do lijst 2.0, heb ik er eentje  opgezet in de populaire task management tool Trello. Je vind het voorbeeld hier.

P.S. Heb ik je interesse gewekt? Op deze site vind je nog veel meer informatie om je kennis over dit onderwerp te verbreden.

[1] Allen, David (2001), Getting things done : the art of stress-free productivity
[2] Covey, S. R. (1989). The 7 habits of highly effective people (Vol. 1). New York: Simon & Schuster.