Individu, team, organisatie?
Of je nu spreekt over een individu, team of organisatie. Uiteindelijk zijn we allemaal mensen. Mensen van vlees en bloed met een hersenpan die van nature gevoelig is voor afleiding en moeite heeft om de aandacht lang vast te houden. Meestal is mijn antwoord dan ook dat als je start met het verkrijgen van overzicht en het weghalen van onrust in je eigen werk, dit ook een positieve invloed heeft op de rest van het team. Ze gaan zich vanzelf afvragen hoe jij dat allemaal doet en de positieve dingen proberen over te nemen.
Maar dat is niet genoeg. Want je wil dat het optimaal samenwerkt. Dat als je in een team of aan een project werkt je ook gebruik kan maken van de principes die je hebt geleerd om je eigen werk te structuren. Laten we daarom eens kijken naar deze principes en de overeenkomsten en verschillen tussen individueel en teamwerk. Voor het geven van voorbeelden op individueel vlak gebruik ik mijn eigen systeem. Bij teamwerk pak ik een agile (scrum) IT project oplossing zoals bijvoorbeeld Jira als voorbeeld.
De overeenkomsten
Er is een duidelijk doel
Om te beginnen moet je zowel als individu en als team een duidelijk doel voor ogen hebben. Want als je niet weet waar je heen wil, is elke richting goed. En, om af te krijgen wat er écht toe doet, moet je immers wel weten wat er écht toe doet. Begin daar dus mee. Maak het niet te ingewikkeld, stel een aantal doelen op en zorg dat ze goed meetbaar zijn. Vaak worden in teams dit soort doelstellingen gezet in de vorm van projectdoelstellingen of concrete deadlines. Als individu moet je ervoor zorgen dat je zelf regelmatig de tijd neemt om te kiezen welke richting je op wil.
Van achteren naar voren…
Het doel is duidelijk, we weten welke kant we op moeten. Nu moeten we gaan bepalen hoe we er gaan komen. In projecten zijn hier diverse methodieken voor, maar het is vooral het van achteren naar voren denken. Hoe beter je het eindresultaat voor ogen hebt hoe makkelijker dit proces is. Ga nu niet van tevoren alle details uitkauwen, maar zet de hoofdlijnen neer. Zo blijf je lekker flexibel. Als individu doe je dat in een Trello checklist of Word document, bij IT-projecten wordt bijvoorbeeld gebruik gemaakt van meerder user-stories die samen leiden tot een werkend proces of systeem.
…in kleine stappen!
De kunst is nu om weer vooraan te beginnen en van de eerste hoofdlijnen nog kleinere stappen te gaan maken. Zo concreet, dat je echt tot actie kan overgaan. En juist daar zit de crux. Want wij mensen starten niet graag met grote klussen of taken. We kiezen voor gemak. Maak dus je taak zo helder en concreet mogelijk zodat het super duidelijk is wat je moet doen. Bij Scrum doen we dit in de vorm van taken onder de user stories en in het systeem wat ik mensen train noem ik het de actielijst.
Prioriteiten
Ook prioriteiten moeten in beide gevallen gesteld worden. Zodra er meer werk onderhanden is moet er soms geschoven gaan worden. Wat eerst minder urgent leek is ineens een stuk urgenter of iets wat eerst heel belangrijk leek is nu afgeschoven als minder belangrijk. Bij een IT-scrum project is dit de dagelijkse gang van zaken. Ook wel bekend onder de noemer ‘voortschrijdend inzicht’. Acteren op veranderde eisen en wensen is binnen agile IT projecten een constante.
Maar let op! Dit gebeurt in je eigen werk ook. Ideeën waar je nu aan werkt lijken niet lekker in de organisatie te vallen of je komt er achter dat er eerst nog wat andere punten aangepakt moeten worden voordat je verder kan. Of als ondernemer wil je een product gaan bouwen maar kom je er achter dat je helemaal niet zo goed weet wie nu eigenlijk de doelgroep is. Tijd om dat eerst uit te gaan zoeken.
Prioriteiten veranderen continue en bij zowel teamwerk als individueel werk moet je systemen hebben om dat te kunnen tackelen.
Categoriseren
Naast prioriteren moet je ook categoriseren. Er wordt vaak een categorisering gebruikt om aan te duiden wat bijvoorbeeld een fout (bug) is in de software of echt een nieuwe feature. Of het onderscheid tussen een complete user story of een onderliggende kleine taak. Zodra het aantal user stories snel stijgt kun je met meerdere statussen en categorisering het overzicht beter bewaren.
In jouw eigen systeem heb je die categorieën ook nodig. Je wil namelijk onderscheid maken tussen losse taken en verzamelingen van taken: projecten. Je wil ook onderscheid maken tussen projecten waar je mee bezig bent en ideeën voor later (in scrum de ‘backlog’). En je wil onderscheid maken tussentaken die jij zelf kunt en gaat doen en taken die uit staan bij een ander. Door je werk te categoriseren voorkom je dat je één lange grote to-do lijst krijgt waar je verschrikkelijk onrustig van wordt.
Categoriseren geeft rust en overzicht en is beiden gevallen enorm belangrijk.
De verschillen
Zoals je ziet zijn er hoop overeenkomsten. Er zullen ook vast nog meer overeenkomsten zijn, maar dit zijn voor mij wel de belangrijkste. Uiteraard zijn er ook verschillen. Want teamwerk is samenwerken met meerdere mensen en kan daarom complexer zijn om te managen.
De status van het werk
Als je met meerdere mensen werkt, wil je (lees vooral ook: een manager) vaak inzichtelijk hebben wat de status is van de taken. In teamprojecten gebeurt dit met name door het aanbrengen van statussen in een soort ‘workflow’. ‘Te doen’, ‘bezig’ en ‘klaar’ is de meeste simpele indeling, vaak nog uitgebreid met ‘testen of controleren’. Hoe meer structuur je wil aanbrengen, hoe meer statussen je hieraan kunt toevoegen. Zo kun je op elk moment een lijst met features, bugs of losse taken filteren op status en deze statussen met het team bespreken.
Bij individueel werk wordt er veel minder gestuurd op statussen van losse taken of projecten, je weet namelijk zelf heel goed waar je mee bezig bent. Tenminste, als je jouw systeem op orde hebt. Een status als ‘mee bezig’ heb je niet nodig, want je zorgt ervoor dat je jouw taken zo kadert dat je iedere taak direct kunt afronden. Ook ‘klaar’ is wat mij betreft niet zo relevant, want je weet heel goed wanneer iets af is en dan kan het gewoon van je blikveld af (archiveren). Het systeem heeft als doel om te zien wat je nog te doen staat en je te helpen daar zo goed mogelijk actie op te ondernemen.
Er is één uitzondering en dat is wanneer je belangrijk werk uitbesteed aan een collega, maar wel controle wil houden over een tijdige afronding. Dan maak je gebruik van een aparte ‘wachten-op’ status.
WIE is WAAR mee bezig?
Ook dit is vaak gebruikelijk bij teamwerkzaamheden. Je koppelt namelijk je naam aan de taak of feature waar jij mee bezig bent. Of meerdere namen aan één taak als je iets samen oppakt. Zo kan je op elk moment zien wie, waar mee bezig is. In IT project systemen zoals Jira is dit standaard functionaliteit. Ook tools als Trello bieden die optie omdat ze ook gebruikt worden voor teamwerk. Werk je echter in je eigen to-do systeem dan kan ik het je niet aanraden om anderen daar toegang tot te geven. Je wil namelijk in zelf de controle houden over jouw tijd en prioriteit.
Wil je samenwerken met anderen? Maak dan een apart bord aan waarin je samen een geschikte workflow afspreekt.
In de praktijk
Juist omdat er zo veel overeenkomsten zijn is het lastig om onderscheid te maken. Moet ik nu vooral werken vanuit een scrum/project tool of moet ik mijn eigen to-do systeem gebruiken? Het antwoord is wat mij betreft simpel: beiden.
Maar, wel op de manier die voor jou het beste werkt. En dat verschilt per persoon en de rol die jij binnen je organisatie hebt.
Werk je veel in één team aan één of meerdere projecten?
Maak vooral gebruik van het project/scrum bord en houdt er een eigen systeem op naast voor eigen side-projecten en losse taken.
Werk je in verschillende teams aan meerdere projecten?
Maak gebruik van project/scrum borden voor de samenwerking en houdt je eigen systeem bij om het totaaloverzicht voor jezelf te bewaren. Een projectenlijst kan je daarbij al helpen, zodat je in hoofdlijnen ziet wat er moet gebeuren en welk project je aandacht vereist. Soms kan het dan zijn dat je wat taken dubbel op je actie-lijst hebt, maar dan weet je in ieder geval zeker dat het uitgevoerd gaat worden.
Heb je een vrije (combinatie) rol, ben je manager of ben je ondernemer (zzp’er)?
Dan heb je waarschijnlijk veel verschillende losse taken die allemaal op jouw bordje komen. Wisselende prioriteiten, verschillende projecten en jij moet zorgen dat je het overzicht bewaard. Dan is het hebben van je eigen to-do systeem geen verbetering meer, maar een vereiste. Zelfs als je belangrijke taken uitbesteed.
Wat werkt voor jou?
Bekijk dus welke rol je hebt en bepaal wat voor jou het beste werkt.
Wil je aan de slag met het opzetten van je eigen to-do systeem?
Een systeem dat ervoor zorgt dat je overzicht verkrijgt over wat je te doen staat?
Bekijk dan snel het canvas ‘5 principes van productiviteit’ en promoveer jouw to-do lijst naar een magisch hulpmiddel waarmee je afkrijgt wat er écht toe doet.
