Zodra er wordt gesproken over het managen van je taken is het gebruik van (online) tools altijd een discussie op zich. Je hebt Microsoft To-do/planner, To-doist, maar ook gewoon vlaggetjes in je e-mailbox of zelfs een kladblok tekstbestand op je bureaublad. De tool die je gebruikt is per definitie niet dé oplossing voor al je problemen. Het is wel een geweldig middel om tot de oplossing te komen. In mijn artikelen geef ik tips over hoe je je to-do lijst upgrade naar een systeem dat voor jouw werkt, in plaats van andersom. Hoe zonde is het dan als je deze tips niet direct kan toepassen omdat je niet de juiste tool gebruikt?

Heel erg zonde. Alsof je met je nieuwe trainingsschema de sportschool inloopt om vervolgens te zien dat alle apparaten stuk zijn. Weg enthousiasme, weg waardevolle progressie. Om dat te voorkomen stel ik vandaag graag Trello aan je voor. Trello is voor mij dé tool om je ideale to-do systeem in te bouwen. Voor elke tip die ik je geef, is er in deze tool een mogelijkheid om hem in te richten.

De belangrijkste voordelen van Trello zijn:

Er is een app voor op je telefoon.

Er schieten mij bij per dag meerdere ideeën te binnen. Soms goede ideeën, soms heb ik er niets aan. Maar ik wil ze wel even kunnen opslaan zodat ik ze uit mijn hoofd heb en ik later kan beoordelen wat ik er aan heb. Feit: de beste ideeën komen altijd als ik niet aan het werk ben 🙂 Ik pak dan even mijn telefoon, open de Trello app en sla het idee op in de ideeënbox.

Visueel.

Het visueel maken wat je te doen staat zorgt direct voor overzicht. Doordat Trello als het ware een digitaal kaartjesbord is zie je in één oogopslag wat je allemaal te doen staat. Omdat je de kaartjes dan ook nog kan slepen, wordt het je helemaal makkelijk gemaakt om te gaan werken met verschillende categorieën. Dit voorkomt onnodig knip en plak werk.

Kleur aanbrengen.

Ook het labelen van taken door middel van kleurtjes is zo’n visueel element. Door gebruik te maken van rood kun je bijvoorbeeld direct labelen wat urgent is en trekt het automatisch je aandacht. Ook het is mogelijk je kaartjes te sorteren op simpel en nadenk-werk (deep-work). Zo zie je niet alleen WAT je moet doen, maar ook HOE je dat het beste kan doen. Voor nadenk-werk is het namelijk handig je omgeving zo in te richten dat je ongestoord kan doorwerken.

Koppelen met je e-mail.

De tool biedt een standaard koppeling met bijna alle mailsystemen. Zo kun je vanuit je e-mailbox direct taken op je to-do lijst zetten. Dit voorkomt onnodig overtikwerk en het zorgt ervoor dat je jouw mailbox kunt gebruiken als inbox. De taken komen er automatisch in en jij bepaalt bij het legen van je mailbox wat er mee moet gebeuren.

Het laatste voordeel is niet het belangrijkste, maar toch noemenswaardig: Trello is GRATIS. Voor persoonlijk gebruik kun je deze tool altijd gratis blijven gebruiken. Ideaal om het wat langer uit te proberen zonder direct vast te zitten aan een maand abonnement.

Ik heb geen commerciële verbinding met Trello en het is niet mijn doel om te discussiëren over welke tool het beste is. Als er vergelijkbare tools zijn die deze voordelen ook bieden zou ik die zeker aanraden.

Waar het mij om gaat is dat jij voor jezelf een tool kiest waarmee je van je to-do lijst een systeem kan maken dat voor jouw werkt. Een systeem dat je helpt overzicht te verkrijgen en af te krijgen wat er voor jouw echt toe doet.