Een groot nadeel van een to-do lijst is dat het een goede plek is om AL je taken op te slaan. Ongeacht of deze belangrijk zijn of niet. Staat een taak eenmaal op je to-do lijst dan voer je deze uit. Simpelweg omdat hij er op staat en je graag je lijstje leeg wil hebben.
Maar niet alles is even belangrijk. Je to-do lijst is slechts een middel om bij je doel(en) te komen. En niet alle taken die je uitvoert zijn een goede stap richting dat doel. Sommige dragen zelfs helemaal niets bij. Het is de kunst om ervoor te zorgen dat je de belangrijkste wel uitvoert die bepaalt of je dat doel gaat halen.
"“The things which are most important don't always scream the loudest.”"
Bob Hawke, oud minister van Australie, neem het klimaatprobleem als maatschappelijk voorbeeld…
En omdat de belangrijkste taken meestal niet het hardste schreeuwen is het jouw taak om ze wel belangrijk te blijven maken. Je komt namelijk niet bij je doel door heel veel taken gewoon uit te voeren, maar door een aantal belangrijke heel goed te doen.
Zonder jou to-do lijst goed te filteren en deze te laten leiden door bijvoorbeeld je e-mailbox ga je er niet komen. De lijst trekt je dan wel de dag door en je voelt je productief, maar het heeft je niet dichter bij je doelen gebracht.
Je wil naar een systeem waarin deze belangrijkste (niet schreeuwende…) taken altijd uitgevoerd worden. Een systeem dat de gewoontes, methodieken en tools om dat te doen feilloos combineert.
Daarom een paar concrete tips om dat te bereiken:
Pauze inlassen.
Klinkt simpel en dat is het ook. Pak niet alles wat je binnen krijgt direct op. Parkeer het even, zet het op een aparte (inbox) lijst in je to-do tool. Zo kun je op een later moment bepalen hoe belangrijk iets is en hoe je de taak gaat aanpakken. Met pauzes zorg je ervoor dat je je niet laat leiden door de waan van de dag, maar zelf controle houdt over wat je wanneer doet.
Wordt pro-actief.
Soms zijn er taken die ineens hard schreeuwen omdat er een deadline nadert. Erg vervelend als je net die dag wat anders gepland had. In de meeste gevallen is een deadline al lang van te voren bekend. In dit geval bedoel ik namelijk de deadline in de vorm van een afspraak. Kijk dus eens per week eens voorruit in je agenda (1 á 2 weken) en bedenk wat je voor je komende afspraken nog moet doen. Moet je nog een presentatie voorbereiden, taken van de vorige keer afronden of bedenken hoe dat project naar de volgende stap moet? Zet het op je to-do lijst en pak er rustig de tijd voor. Zo kom je op de beste creatieve ideeën.
Prioriteer als een malle.
Ja er zijn altijd hard schreeuwende niet-zo belangrijke taken. Je hebt hierin twee keuzes: doen of niet doen. De meest radicale is dat je zo’n taak gewoon helemaal niet gaat doen. Maar die keuze heb je niet altijd. Dan moet je deze taken wel doen omdat alleen jij het kan of omdat het bij je functie hoort.
Zorg dan dat je deze taken doet NA dat je belangrijkste taken zijn gedaan. Geef de belangrijkste taken dus voorrang. Het liefst aan het begin van de dag zodat je nog vol in je energie zit. Vaak zijn de belangrijkste taken namelijk taken waarbij je jouw volledige concentratie goed kan gebruiken. Laat die kans dan ook niet liggen.
Door deze tips te verwerken in je manier van werken wordt het makkelijker om je doelen te halen. Ik hoop dat één van de tips je genoeg aanspreekt om het eens te proberen.
