Dit artikel is eerder gepubliceerd op IThappens.nu
Tegenwoordig worden we constant afgeleid door onze mobiele telefoon. Er is een overload aan informatie die we moeten managen en het lijkt soms een behoorlijke opgave om je te concentreren op je werk of studie. Je hebt moeite om je taken af te krijgen en voelt je steeds drukker. Het is een hedendaags probleem waarin veel mensen zich herkennen. Wees echter niet getreurd, met de juiste mindset en time management tools is dit probleem straks verleden tijd.
In deze wereld waar men constant bereikbaar is en bereikbaar denkt te moeten zijn, neemt de druk toe. Terwijl de mens als persoon het steeds moeilijker vindt om productief te blijven, gaat de wereld om ons heen juist steeds sneller. De bekende startup succesverhalen, digitale transformatie, disruptie, V&D die niet meegaat met de tijd en failliet gaat. Iedere bedrijf weet dat men moet vernieuwen en verbeteren, waardoor de druk om te presteren steeds groter wordt. En juist deze druk komt terecht bij de mensen die al moeite hebben om zelf productief te blijven. De huidige generatie zal moeten omgaan met een werkomgeving waarin we dagelijks afgeleid worden door de verschillende informatiestromen en tevens onder druk staan om goed te blijven presteren. Een combinatie die zonder een goede mindset en de juiste tools, kan leiden tot stress.
Als we kijken naar studenten die instromen in het werkveld, geldt veelal dat zij beschikken over veel kennis en sterk gemotiveerd zijn om carrière te maken. Vooral bij de grote bedrijven is het dan ook niet ongewoon om in het begin veel uren te maken en hoort overwerken er simpelweg bij. Maar ook bij de kleine of middelgrote bedrijven wordt er vanwege je studie achtergrond veel van je verwacht en is de druk hoog. Over het algemeen wordt deze druk opgelost door harder te werken. Maar is harder werken nog steeds wel op de oplossing voor dit groeiende probleem?
Hard werken of keuzes maken?
In zijn boek “Smarter Faster Better” schrijft Charles Duhigg dat je niet slim hoeft te zijn en zeker niet harder hoeft te werken om productief te zijn. Wat mensen productief maakt, is dat ze gewoontes ontwikkelen waarin ze worden gedwongen om beter na te denken over de keuzes die ze maken. Dwing jezelf na te denken over welke taken belangrijk zijn om als eerste uit te voeren en welke taken leiden tot het behalen van je uiteindelijke doelstelling. Een voorbeeld hiervan is de gewoonte om tijdens het werken jezelf de volgende vraag te stellen: Is wat ik nu aan het doen ben echt het allérbelangrijkste wat ik nu zou kunnen doen? [i] Verassend genoeg is het antwoord op deze vraag vaker nee dan ja. Het maakt je bewust van de verkeerde keuze en zorgt ervoor dat je bezig gaat met de taken die er echt toe doen.
Bovenstaande stellingen zijn tegenstrijdig met de gedachten die wij als student hebben. De gedachte dat we goed opgeleid zijn, dat we de hersenen hebben en hard kunnen én willen werken om carrière te maken en daarom succesvol zijn. Maar wij moeten als nieuwe generatie helemaal niet hard werken, wij moeten ervoor zorgen dat we de juiste dingen doen. We moeten slim werken, waarbij we prioriteiten stellen en ons de tijd gunnen om voortgang te boeken op de allerbelangrijkste taken. Ons niet laten afleiden door alles wat er om ons heen gebeurt en de waardevolle tijd die je hebt, op de juiste manier indelen. Die eigenschap, waarin jij bepaalt wat jij met je tijd doet en deze dus managet, is wat mij betreft de belangrijkste kwaliteit van de 21e eeuw.
De basis van time management
De kunst van het managen van je tijd, ook wel time management genoemd, is een kwaliteit die je op de universiteit niet zult leren. Er zijn bepaalde cursussen beschikbaar, maar voor een beperkt aantal studenten die daar toevallig op stuiten. Best gek, want een kwaliteit als deze gaat je wel veel waarde brengen in je toekomstige carrière. In het vervolg van dit artikel gaan we daarom in op de basis, waarna je zelf aan de slag kunt om deze kwaliteit eigen te maken.
Een belangrijk boek op het gebied van time management is de klassieker “Getting Things Done” van David Allen, waarin hij een systeem uitlegt dat ervoor zorgt dat je op iedere moment van de dag overzicht hebt over alle taken die je dient te uit te voeren. Je zorgt ervoor dat je één systeem ontwikkelt en bijhoudt voor al je to-do’s en dit systeem ook vertrouwt. Zo verlies je nooit meer het overzicht wat leidt tot minder stress en een hogere efficiëntie. Het systeem leert je om je tijd optimaal in te delen zodat je zo productief mogelijk bent.
Er is er echter wel één enkele kanttekening te plaatsen bij de bovengenoemde methode. Time management was er in de basis namelijk op gericht om zo efficiënt mogelijk te werken en daardoor productiever te worden. Maar zodra je efficiënter werkt, kun je ook meer werk verzetten. De valkuil van dit systeem is dat je dus zeker wel efficiënter wordt, maar dat in de basis niet wil zeggen dat je daardoor ook effectiever wordt. Het systeem houdt geen rekening met het statement dat hard werken niet de oplossing is om productiever te zijn, maar dat het eigenlijk gaat om het maken van de juiste keuzes!
Maar hoe dan wel?
In zijn boek “Nooit meer te druk” legt Tony Crabbe uit dat het maken van keuzes erg belangrijk is om stressvrij door het leven te gaan. Iedereen is druk en mensen vinden “het druk zijn” vaak ook een symbool van het feit dat je er toe doet. Want wie druk is, die zal wel belangrijk zijn. Zodra een te druk persoon echter aangeeft te veel op zijn bordje te hebben, is dat vaak een teken van zwakte waardoor je je kunt afvragen of het druk zijn wel een aanzien is waar je zelf trots op kunt zijn.
Druk zijn is een keuze die je zelf bewust maakt, dus je kunt er ook voor kiezen om niet druk te zijn. Je bepaalt namelijk zelf wat je wel en niet wilt doen. Maak je geen keuzes, dan wordt je automatisch drukker omdat je alles aanpakt en probeert dit met hard werken op te lossen. Kies welke taken leiden tot je uiteindelijke doel (bijv. promotie of een diploma), welke taken je zelf belangrijk vindt en welke taken je dus prima kunt laten vallen. In een werkomgeving is het heel belangrijk keuzes te maken, want zodra je meer en meer werk aanpakt zal je ook steeds drukker worden. Zodra je dit ook nog eens allemaal goed afrondt, denken mensen echt dat je alles aan kunt, wat ervoor zorgt dat alle klussen jouw kant op komen. Een negatieve spiraal dus.
Om optimaal te kunnen werken, zal je dus actief je to-do’s moeten managen, zodat je weet wat je allemaal te doen staat. Vervolgens maak je de juiste keuzes, zodat je de taken uitvoert die voor jou doelen het belangrijkst zijn. In een hierop volgend artikel, zullen we dieper ingaan hoe je nu een ultieme to-do lijst samenstelt en bijhoudt met de juiste mindset, waarbij we tevens een unieke tool aandragen om dit direct te gaan toepassen.
Op naar een nieuwe mindset
Waar we vanuit ITHappens.nu vaak schrijven over nieuwe technologieën, moet ook de impact van al deze technologie op onze samenleving niet onderschat worden. Mochten bovenstaande voorbeelden herkenbaar voor je zijn, dan hebben we je wellicht nieuwsgierig gemaakt voor dit onderwerp. Gelukkig zijn er dankzij een groot aantal schrijvers genoeg manieren om jezelf de juiste mindset aan te leren zodat je volledig voorbereid aan het werk gaat en niet in de “ik ben te druk” valkuil trapt. Time management is dan ook zeker geen nieuw begrip, maar is onder studenten zeker nog onderbelicht. Desondanks zien wij het als een belangrijke kwaliteit, waar je als student echt het onderscheid mee maakt in je toekomstige carrière.
