Projecten. Iedere kenniswerker kent het begrip en heeft er vaak meerdere omhanden. Herkenbare problemen van kenniswerkers hierbij zijn: moeite met prioriteiten stellen tussen projecten, voortgang (blijven) boeken en ervoor zorgen dat je het overzicht houdt. Want het laatste wat je wil is verzanden in een grote hoeveelheid onrust waardoor je niet aan het daadwerkelijke werk toe komt. In deze blog introduceer ik de aparte projectenlijst en leg uit ik hoe deze de eerder genoemde problemen voorkomt.
Ik start met het goed neerzetten van de definitie van een ‘project’. Zo voorkomen we verwarring en dat is wel zo makkelijk 😊. Ik definieer een project als ‘een verzameling van taken’. Deze verzameling van taken heeft vaak een nodige volgordelijkheid en zal in de tijd opgepakt worden. Er is grote kans dat je met deze definitie een flink aantal ‘taken’ op je to-do lijst kan categoriseren als project. Erg? Nee, het schept duidelijkheid over wat je allemaal te doen staat en of het haalbaar is dit te realiseren.
Door verzamelingen van taken te categoriseren als project ben je in staat ze te scheiden van de daadwerkelijke taken. Dit geeft je vervolgens de mogelijkheid om ze op een apart lijstje te zetten: de projectenlijst. De projectenlijst bevat al jouw lopende projecten. Op volgorde van belangrijk naar minder belangrijk. Dit is dus een andere lijst dan jouw to-do lijst! (Of hopelijk actie-lijst: de beste manier om je taken op te pakken en in actie te komen.)
Wat zijn nu de voordelen van het apart categoriseren van al je projecten op een aparte lijst?
- Je hebt direct inzicht in de hoeveelheid werk die je omhanden hebt. Dit heb je echter niet alleen zelf, maar je kunt dit inzicht ook geven aan je baas en je collega’s. Enorm fijn om mee te slaan mocht je écht druk zijn en men wil nog meer op je bordje gooien.
- Je kunt prioriteiten gemakkelijk stellen. Je hebt namelijk van tevoren bepaald (in overleg wellicht) welk project het meest belangrijk is. Mocht je dus conflicterende belangen hebben qua tijdsindeling dan kijk je even welk project het belangrijkste was en geef je die voorrang. Let op: het kan niet zo zijn dat alles belangrijk is, dwing jezelf of je leidinggevende om te kiezen. Jij hebt maar een beperkt aantal uren per dag, doe dus geen twee dingen half, maar kies één ding om heel goed te doen.
- Je wordt niet verward door grote taken waarop je gemakkelijk uitstelgedrag kunt vertonen ofwel geen goede tijdinschatting kan maken. Omdat je projecten geen onderdeel meer zijn van je to-do lijst / actie-lijst dwing je jezelf om daadwerkelijke actie in kleinere stukken te hakken. Geen onnodig uitstelgedrag vanwege een onduidelijke grote taak, maar direct aan de slag.
- Je boekt zichtbare progressie omdat je alle projecten in het vizier houdt. Door wekelijks deze lijst door te lopen weet je of er aan gewerkt wordt en kun je bepalen wat de volgende stap is om dit project vooruit te trekken. Over deze wekelijkse routine ga ik je meer vertellen in een volgende blog.
Overtuigd? Pak je to-do lijst erbij, identificeer je projecten en zet ze op een aparte lijst. Bepaal nu vervolgens zelf of samen met je leidinggevende de prioriteiten en je bent klaar om te profiteren van de voordelen.
