Iedere kantoormedewerker is zo ongeveer getrouwd met deze app. Hij is er aan de start van de dag, gedurende dag en je sluit je dag er mee af. Het is ontwikkeld als communicatiemiddel, maar wordt door velen gebruikt als werkbakje. Misschien ook wel door jou.

Wat er elke dag in Outlook binnenkomt is niet altijd het belangrijkst voor jou om op te pakken. Dit zijn vaak namelijk ter info mailtjes, reacties op jouw eigen mail en heel soms iets urgents. Waarom zou je deze App dan de hele dag open hebben?

Het continue werken vanuit Outlook zorgt ervoor dat je de hele dag afgeleid bent door nieuw binnenkomende berichten die je aandacht vereisen. Zodra dat pop-upje (of zelf plingetje) van een nieuwe e-mail verschijnt ben jij alweer nieuwsgierig over wat er in staat. Daar kun je niets aan doen, want zo werkt het menselijk brein nu eenmaal.

Niet meer doen dus. De eerste stap richting minder productiviteitsverlies is het uitzetten van al je Outlook meldingen. Zo word je in ieder geval niet meer afgeleid door binnenkomende e-mail.

De volgende stap is om Outlook niet meer te zien als je primaire takenlijst, maar als hulpmiddel om te communiceren. Zorg daarom dat je een planning maakt en je Outlook pas opent zodra je jouw belangrijkste taken af hebt.

Zo krijg je Outlook onder controle.

p.s. herkenbare slogan wel he 😉

LinkedIn is een geweldig medium. Ik gebruik het om mijn netwerk op te bouwen, op de hoogte te blijven van zakelijk relevante nieuws en om mijn (hopelijk) goede tips de wereld in te slingeren.

Maar het platform heeft ook een keerzijde. Het is dag en nacht aan. Altijd als ik inlog is er iets nieuws te lezen. En dat maakt het gevaarlijk. Het kan daardoor een plek worden waarbij je simpel afleiding zoekt van andere zaken en je dus veel tijd verspilt met het scrollen door de tijdlijn.

Voor mij is het daarom de grootste vuilkuil. Ik ben altijd geïnteresseerd in nieuwe dingen en merk dat ik bij het minste of geringste geneigd ben om LinkedIn op te starten. Zeker als LinkedIn mijn een e-mail of berichtje stuurt dat iemand heeft gereageerd op mijn post… Dan ga ik kijken en word ik erna verleid lekker te gaan scrollen.

Tijd om hier wat aan te gaan doen vond ik zelf. De eerste stap die ik hierin heb gezet is alle meldingen die LinkedIn per e-mail, browser of telefoon stuurt uit te zetten. Nu triggert LinkedIn mij in ieder geval niet meer om te gaan kijken 😊

Helaas ben ik vaak nog steeds zelf geneigd te gaan kijken op momenten van leegte, verveling of als uitweg wanneer ik het even druk heb of ergens tegenaan loop. Dit is echter een lastiger proces en is enkel te onderbreken tussen het moment van bedenken en kijken. Ik probeer mij er daarom bewust van te zijn dit op te vangen zodat ik niet na elke ingeving direct ga kijken. Dit doe ik zelf door mindfulness, omdat je hiermee leert niet in te gaan op elke gedachte spinsel.

Wellicht is overstappen op mindfulness voor jou een brug te ver. Start dan in ieder geval smal en zet al je notificaties uit. Dat scheelt al de helft.

Last, but definitely not least: YouTube. Een kanaal met een ontzettende diverse mix aan content. Van funniest homevideos tot complottheorieën tot daadwerkelijk nuttige content. En dat laatste is waarom we het platform bezoeken. Toch?

Want YouTube staat namelijk vol met waardevolle content over marketing, business, persoonlijke ontwikkeling en how-to’s. Dus ik kan eigenlijk niet zonder, want dan moet ik dat allemaal missen.

Meldingen van YouTube zet ik standaard uit, maar dat mag geen verassing zijn als je de rest van dit blog hebt gelezen. Wat ik echter bij YouTube extra doe is dat ik absoluut geen YouTube mag kijken in de ochtend en al helemaal niet als ik mijn belangrijkste drie taken nog niet heb afgerond. Zo zorg ik ervoor dat ik niet verleid word om alle nieuwe filmpjes te bekijken.

Uitzonderingen? Jazeker, als een YouTube filmpje tot mijn belangrijkste drie taken hoort!