De eerste stap richting het beter managen van je eigen werk is maken van een to-do lijst.

Het helpt je om overzicht te creëren over wat er moet gebeuren en het geeft je rust omdat je zaken niet zomaar meer vergeet. Zonder to-do lijst moet je alles gaan onthouden en is de kans groot dat je er door anderen aan wordt herinnerd dat je iets weer niet af hebt.

Een to-do lijst maken heeft dus een hoop toegevoegde waarde op zichzelf. Maar met een aantal praktische tips kun je jouw to-do lijst nog krachtiger maken.

We maken namelijk een hoop fouten die ervoor zorgen dat we niet in actie komen.

Ik geef je daarom vandaag niet één. Niet twee… Maar drie (!) praktische tips om je to-do lijst even aan te scherpen 😉

Zodat je de kans op een succesvolle werkdag enorm vergroot.

Here we go:

1.     Splits grote en kleinere taken op

Ik zie nog te vaak grote taken op to-do lijstjes belanden. Taken waarvan je weet dat, stel je zou er de gehele dag aan werken, je ze nog steeds niet af krijgt.

Laat staan als je nog maar een paar uurtjes in je dag hebt vanwege andere afspraken.

De kans is dan ook groot dat je de taak niet op gaat pakken omdat je eigenlijk wel weet dat je het niet direct afkrijgt. Dus blijft die taak telkens maar op je to-do lijstje staan en komt die dus ook nooit af.

Met als gevolg dat je een avondje moet doorhalen vanwege een naderende deadline…

Je kunt overwerk simpel voorkomen door een apart lijstje bij te houden van grotere taken, dat je het projectenlijstje noemt. Vervolgens ga je per grote taak één concrete eerste actie op je to-do lijstje zetten. Die kun je vervolgens wél kunt oppakken. Het liefst binnen één uurtje.

Zo ben je tenminste begonnen aan de grote taak en dat maakt het gemakkelijker om ook weer een vervolgstap op te pakken. Kijk wekelijks even naar je projectenlijstje en zet weer een nieuwe stap op je to-do lijst om voor deze week op te gaan pakken.

Je zult zien dat die grote taak heel langzaam richting een goed einde komt.

Uitstellen is nu verleden tijd.

2.     Zorg dat je taak niet afhankelijk is van anderen

Ook een bekend fenomeen. Je pakt je to-do lijst er bij, begint met volle moed aan je eerste taak en wat blijkt na een aantal minuten: Je hebt een collega nodig voor meer informatie…

Alleen… die collega is toevallig niet beschikbaar op dit moment. Dus je kunt niet verder!

Vervelend. Wat nu?

Je kunt nu alsnog proberen zelf je informatie op te zoeken of in alle nood die collega toch gaan storen, whatever diegene ook aan het doen is.

Beiden zijn vervelend voor jezélf en voor je collega. Want misschien is diegene wel vrij of even hartstikke druk met wat anders.

Deze problemen kun je simpel voorkomen door op het moment dat je iets OP je to-do lijst gaat zetten jezelf af te vragen:

 Ben ik voor een succesvolle afronding van deze taak afhankelijk van anderen?

Het dwingt je om even na te denken over wat je moet gaan doen zodat je eventuele informatie al vast op kan vragen vóór dat je aan de taak zelf gaat beginnen.

Wel zo handig wanneer je lekker een aantal taken wil aftikken 😉

3.     Zorg altijd dat je taak een WERKWOORD bevat

Ook deze laatste tip is een leuke. Veel to-do lijsten staan namelijk vol met ‘vage taal’. Laat ik dat even uitleggen met een voorbeeld:

Ik kijk in mijn trainingen met de deelnemers mee naar hun actie-lijsten. Vervolgens zie ik zaken staan als:

“offerte klant”

“project marketing”

En dan denk ik: Offerte klant WAT? Moet ik de offerte afmaken? Of juist opsturen? Of alleen maar uitprinten?

En voor project marketing natuurlijk hetzelfde verhaal. WAT ga je nu doen?

Als IK niet direct kan zien WAT jij nu CONCREET moet gaan doen is de taak niet duidelijk genoeg.

En helaas maar waar:

Des te vager de taal, des te hoger de kans dat jij die taak niet op gaat pakken

Omdat je het in de waan van de dag makkelijker vindt om je mailbox maar weer weg te werken 😉

Wil je er dus voor zorgen dat je de taken die je opschrijft ook daadwerkelijk oppakt dan zul je concreet moeten zijn. En dat is eigenlijk heel simpel:

Zorg ervoor dat je taak altijd een WERKWOORD bevat.

Dus:

“offerte klant opsturen (per e-mail)”

“Project marketing stappenplan opstellen”

Je ziet direct wat je moet doen, zodat je het alleen nog maar hoeft uit te voeren.

Kom nu in actie

Pak je to-do lijst er nu eens bij en kijk of je jezelf kan betrappen op een van deze drie meest gemaakte fouten.

Pas vervolgens direct de tip toe om het wél aan te scherpen.

Je zult zien dat je jouw to-do lijst een stuk gemakkelijker en sneller aftikt.

Het wordt hierdoor echt een hulpmiddel voor een succesvolle werkdag.

Nu ben ik benieuwd!

Hoeveel fouten heb jij gespot in je to-do lijst?