Als het gaat over een productieve werkomgeving dan moeten zowel het lichamelijke als het mentale welzijn worden meegenomen. Je body en mind zijn uiteindelijk één en hetzelfde systeem en het welzijn van de één heeft dan ook effect op de ander.

• Beweeg je veel tussen de werkzaamheden door dan heb je meer energie om ergens over na te denken.
• Eet je geen suikers, dan heb je geen last van een 3-uur dip.
• Zit je op een kantoor met voldoende ventilatie dan zul je ook een stuk fitter voelen omdat er meer zuurstof in de lucht zit.

Maar het werkt ook andersom:

• Als jij jezelf mentaal fit voelt zul je ook eerder de neiging hebben om te gaan sporten na je werk.
• Als jij mentaal fit bent zul je gezondere keuzes maken qua voeding tijdens de lunch.
• Als jij mentaal fit bent zul je eerder door hebben dat je alweer te lang op je kont zit en het tijd is om een rondje te gaan lopen.

We zullen dus moeten inzetten op een werkomgeving die goed is voor het lichaam en je geest zodat beiden elkaar kunnen versterken.

Een productieve werkomgeving is een omgeving zonder afleiding

Afleiding is wat mij betreft de grootste vijand voor je mentale welzijn. Dit is namelijk wat er gebeurt als je wordt afgeleid:

1. Je bent gefocust op een taak
2.  Je laat je afleiden door iets en focust daar dus op
3. Je gaat weer verder met de taak

Je bent dus twee keer geswitcht. Eerst van je taak naar de afleiding en toen weer terug naar taak. Had je ongestoord kunnen werken dan had je dus twee keer switchen bespaard.

En juist dit proces van switchen kost je ontzettend veel mentale energie.

Wil je meer weten over dit principe dan raad ik je aan om mijn blog over focus te lezen. Hierin leg ik precies uit waarom switchtasken zoveel energie kost en wat je wint door het niet meer te doen.

We moeten er dus voor zorgen dat we onze omgeving zo inrichten dat de kans op afleiding kleiner is en we langer ongestoord door kunnen werken.

Ik neem je daarom mee in mijn drie tips voor een productievere werkomgeving zonder afleiding.

De open deur

Open deuren staan niet voor niets al open. Je moet ze gewoon altijd even intrappen.

Ik trap daarom af met de grootste open deur:

Zorg voor een fysieke afleidingsvrije omgeving.

Dit betekent dat:

• Je telefoon je niet kan storen met allerlei vormen van meldingen.
• Je collega’s je niet kunnen storen.

Met name die laatste is lastig want je kunt je collega’s moeilijk negeren als ze al naast je bureau staan. Zorg er daarom voor dat je afspraken maakt over wanneer je elkaar niet stoort OF kies er voor om de voor jouw meeste productieve uren thuis te werken. Start bijvoorbeeld in de ochtend met 2 uur gefocust werk en rijdt daarna pas naar kantoor. Scheelt je tevens weer een ritje in de file 😉

De deur op een kier

Ik schreef in de vorige alinea bewust over een fysieke werkomgeving. Want de meesten begrijpen dat natuurlijk allang en hebben die tips ook allaaaaang toegepast nietwaar!

Wat we echter vergeten is dat we de gehele dag naar een computerscherm kijken dat bestaat uit allerlei vormen van afleiding. Hoe vaak ik wel niet zie dat mensen proberen zich op één taak te richten terwijl ze:

• Hun mailbox op het andere scherm open hebben staan, soms zelf met alle meldingen nog aan.
• De hele onderbalk vol staat met tal van applicaties.
•  Hun browserscherm blank staat van de tabbladen met verschillende websites.

Hoe kun je geconcentreerd aan één taak werken als het scherm waar je continu naar kijkt hartstikke druk is? De kans is enorm groot dat er ineens iets door je attentie filter komt waardoor je wordt afgeleid en geneigd bent te gaan kijken. Weg volledige focus.

Wil je dus een productieve werkomgeving waarin je niet mentaal stuk gaat dan zul je ook alle vormen van afleiding op je scherm weg moeten halen. Ikzelf werk bijvoorbeeld gewoon op één groot beeldscherm in plaats van op twee schermen.

Ik kan toch maar één ding tegelijk, waarom zou ik dan twee schermen nodig hebben?

En ook al heb je ze soms wel nodig omdat je informatie naast elkaar moet hebben staan. Zorg dat je wanneer je gefocust aan de slag gaat je jouw focus richt op één scherm. Zo verklein je de kans op afleiding.

De onzichtbare deur

Dan als laatste de onzichtbare deur. Want ik heb hiervoor vooral gesproken over vormen van externe afleiding. Fysieke of digitale triggers die je aandacht grijpen waardoor je bent afgeleid. Maar voor een groot deel komt afleiding voort uit ons eigen koppie. De gedachten en ideeën die in ons hoofd oppoppen zodra we gefocust aan het werk gaan.

Deze vorm van afleiding is lastig te herkennen. Hij is soms zelfs onzichtbaar. Gelukkig schrijf ik er nu over en kun jij bewust hiermee bezig. Het gaat je namelijk pas opvallen als je alle andere vormen van externe afleiding hebt weggehaald.

De oplossing voor de afleiding is gelukkig simpel: schrijf alles op. Maar dan ook echt alles. En belangrijker: kies daarvoor één plek.

Zorg ervoor dat alles wat je te doen staat is genoteerd in jouw eigen to-do systeem. Zo blijft er niets in je hoofd zitten en word je niet ongewenst verrast met taken die in je hoofd oppoppen. Dit komt namelijk omdat als je ze niet opschrijft, je hersenen nog een open eindje hebben dat moet worden afgerond.

Gefocust aan de slag? Maak je hoofd leeg en houd je to-do systeem bij de hand zodra er onverhoopt toch iets op popt. Even opschrijven en weer verder.

Krijg af wat er écht toe doet

Ik heb wat open deuren ingetrapt, maar hopelijk ook wat nieuwe deuren voor je geopend. Jij kunt ze nu allemaal gaan intrappen.

• Zorg voor een afleidingsvrije fysieke omgeving
• Zorg voor een afleidingsvrije digitale omgeving
• Maak en houd je hoofd leeg.

Zodra je hiermee aan de slag gaat kom je steeds dichter bij een werkmodus waarin je gaat afkrijgen wat er écht toe doet.

Een modus waarin je meer gedaan krijgt, meer voldoening ervaart én energie over houdt aan het einde van je werkdag.

Dat wil jij toch ook?