Je bent een gestructureerd werker. Je hebt al je to-do’s netjes op de rij, je hebt prioriteiten gesteld en je weet wanneer het af moet. Het klinkt als de perfect georganiseerde werknemer die alles af krijgt wat hij wil. Toch knaagt er iets. Je hebt ondanks je structuur moeite om elke dag weer de juiste dingen te doen. Je laat je stiekem toch weer leiden tot de waan van de dag waarop er aan het einde van de dag meer taken gedaan zijn die je niet had willen doen, dan andersom. In deze blog geef ik daarom drie tips om jezelf aan je planning te houden.

Van nature zijn wij als mensen erg gevoelig voor afleiding. Ons lichaam is er op getraind om externe prikkels op te vangen. Dit diende onze voorganger, de oermens, enorm wanneer er mogelijk gevaar op de loer lag. De biologische ontwikkelingen gaan langzaam dus dit mechanisme zit nog steeds in je en zorgt ervoor dat je vandaag de dag reageert op afleiding.

Een andere oer mechanisme is de behoefte naar korte geluksmomentjes. Dit noemen we ook wel dopamine- (gelukshormoon) shots. Het afstrepen van een to-do item kan er zo een zijn, maar het beantwoorden van een e-mail is dit ook. Combineer je drang naar prikkels met de drang naar korte geluksmomentjes en je heb een goed mechanisme dat je de hele dag probeert af te leiden.

The antidote to impulsiveness is forethought. Planning ahead ensures you will follow through.

Nir Eyal, schrijver van de boeken Indistractable & Hooked

Vrij vertaald onderkent Nir Eyal het grootte belang van het vooruit plannen. Het maken van een planning vooraf zorgt voor structuur waar je je aan kunt houden. Dit zorgt ervoor dat je minder impulsief handelt. Waarschijnlijk maak je in de meeste gevallen wel een planning, maar doe je dat aan het begin van je dag. Mijn eerste tip is om dat niet meer te doen. Wen jezelf aan om de planning voor de volgende dag aan het einde van je huidige dag te maken. Je zorgt er zo voor dat je aan het begin van je dag niet meer hoeft na te denken over wat je gaat doen, maar kun je gelijk beginnen. Het voordeel is dat je het risico op afleiding sterk minimaliseert. Je hoeft niet meer door je to-do lijst te neuzen, je hoeft niet in je mailbox te kijken. Je kunt direct aan de slag.

Bovenstaande gewoonte gaat de kans dat jou planning gehaald wordt drastisch vergroten. Er ligt echter nog steeds afleiding op de loer. Ik heb er eerder al een blog over geschreven, maar ik haal het nu nogmaals aan: houd die mailbox dicht en zet je notificaties uit. Zeker aan de start van je dag heb je een hoog energieniveau die je kunt inzetten voor ingewikkelde taken. Verspil deze energie niet door je tijdens het werk te laten afleiden door binnenkomende e-mail notificaties. Zodra je de notificatie eenmaal hebt gezien is het namelijk enorm lastig om niet verder te kijken.

Als laatste geef ik je nog een tip mee waarmee je die impact die jij maakt maximaal vergroot: eat the frog. Start je dag met de meest ingewikkelde taak. Omdat je aan het begin van je dag nog de meeste energie hebt is dit hét moment om deze taak te gaan killen. Vaak is ‘de frog’ ook een taak waar je een beetje tegenop kijkt omdat je nog niet zo goed weet waar je heen wil of omdat je nog veel moet uitzoeken. Door hem gelijk in het begin van je dag af te maken geeft dat direct een goed gevoel en kan je dag eigenlijk niet meer stuk. Laat je dagplanning daarom bestaan uit deze ingewikkelde taak en voeg er daarna nog twee toe die je ook gedaan wil hebben. Deze drie belangrijkste taken ga je dan eerst afmaken en daarna komt pas de rest.

Met bovenstaande tips zorg je ervoor dat het maken van die planning je ook echt iets gaat opleveren. Probeer er een gewoonte van te maken door dit elke dag te doen. Soms lukt het misschien even niet (vrijdagmiddag.. ahum..), maar dan pak je dit de dag erna alsnog weer op.

De kans dat het je bovenstaande al lang weet is groot. Daarom daag ik je uit om het een week te gaan toepassen. Pas dan, ga je echt resultaat boeken.