E-mail is anno 2021 nog steeds het belangrijkste communicatiemiddel voor wie zijn werk op de computer uitvoert. Het bijhouden van hun e-mailbox is voor veel van ons dan ook een flinke klus. Sterker nog, we zijn er zelfs de gehele dag mee bezig.

Echter… e-mail is een communicatie MIDDEL en geen DOEL.

En dat wordt soms nog wel eens vergeten… We zien het lezen, reageren en ‘bijhouden’ van onze e-mailbox als een taak op zich. Dat brengt een flink aantal nadelen met zich mee:

• Je bent de gehele dag afgeleid door binnenkomende mails
• Je switch telkens van de ene naar de andere taak
• Je voelt je onrustig wanneer het niet lukt om alles weg te werken

Begrijp me niet verkeerd. Voor een aantal van jullie IS e-mail wegwerken de dagtaak. Bijvoorbeeld als je werkt op de klantenservice. Maar voor de meesten van jullie is e-mail slechts een afleiding van wat je daadwerkelijk te doen hebt.

Je bent dus bereikbaar in plaats van dat je iets bereikt.

Enorm zonde, want er zit zoveel meer potentieel in je werkdag als je lostrekt van deze enorme afleidingsbron en zelf je eigen prioriteiten gaat bepalen.

E-mail is namelijk niets anders dan reageren op wat een ander jou vraagt of stuurt. Krijg je veel e-mail dan heb je weinig tijd voor andere zaken. Krijg je weinig e-mail dan heb je wel tijd voor andere zaken.

Dus of jij tijd hebt voor die taken die jij belangrijk vindt, hangt af van het simpele TOEVAL of anderen jou wel of niet een e-mailbericht sturen.

Je bent dus niet in controle over je eigen tijdsbesteding waardoor de kans groot is dat je weinig gedaan krijgt. En als jij weinig gedaan krijgt, is de kans klein dat je daadwerkelijk impact maakt… Want vooruitgang zit ‘niet in het over en weer mailen naar jan en alleman. Dat zit in het oplossen van problemen voor je klanten.

Om echt impact te maken zul je die controle terug moeten pakken zodat je weer zelf regeert over jouw dag.

Daarom ga ik je hier een aantal tips geven HOE je dat het beste kan doen.

#1 Werk altijd met een LEGE inbox

Je zorgt er voor dat je inbox altijd leeg is. ‘Inbox to zero’ wordt het ook wel genoemd. Vrij logisch ook als je kijkt naar de fysieke voorganger van email: post.

Je laat post toch ook niet continu op de deurmat of in de brievenbus liggen?

Precies. Opruimen dus. Zo weet je precies wanneer er iets nieuws is en ben je niet continue aan het uitpluizen welke brief je nu al wel had afgehandeld en welke niet.

Je kunt dus simpel je afgehandelde en gelezen e-mail naar een archief toe slepen.

Extra tip: houd dit simpel. Maak één map voor super belangrijke zaken die je echt niet kwijt wil raken en stop de rest in één archiefmap. De zoekfuncties van tegenwoordig zijn zo goed dat je daarmee toch sneller bent in plaats van handmatig door al die mappen te zoeken.

#2 Ga batchen

Dat je inbox leeg is, betekent niet dat ie de gehele dag leeg moet blijven. Jij ligt ook niet de gehele dag naast je deurmat om binnengekomen post zo snel mogelijk op te ruimen toch?

Inbox to zero is dus geen doel op zich. Het is een middel om het overzicht te bewaren.

Kies een aantal momenten per dag waarop jij je mailbox opent en houdt hem de rest van de dag gesloten.

Om het je gemakkelijk te maken geef ik je drie tijdstippen waarop ik mijn e-mail bijwerk:

1.  ’s-Ochtends NA je drie belangrijkste taken (uur of 10/11)
2. Net voor of na de lunch. (uur of 13)
3. Aan het einde van de werkdag (uur of 16)

Verder gewoon niet.

Tussen elk tijdstip zit maximaal 3-4 uur en dat lijkt me prima qua reactietijd. Heb je mensen die jou snel moeten kunnen bereiken? Laat ze jouw bellen bij hoge urgentie en verder reageer je binnen 3-4 uur.

Deze tijdstippen zijn bewust zo gekozen. Door aan het einde van de dag nog even je mail te checken zorg je ervoor dat je ’s-Ochtends ruimte maakt om eerst aan je eigen taken te werken. Daarna pak je wat er in de tussentijd weer binnen is gekomen rustig op. Tussendoor kijken is daarbij nog een extra-tje dat je eventueel ook zou kunnen weglaten. Mocht je echter nu meerdere keren per dag kijken dan is dit schema een goede eerste stap.

#3 Behandel elke e-mail maar één keer

Het is echt tijdverspilling als je een e-mail leest, je hier op moet reageren of een actie moet uitvoeren en dit vervolgens niet direct doet. Je kunt nu namelijk de e-mail niet archiveren omdat je dan vergeet te reageren of je vergeet om de actie uit te voeren.

Dus wat doe je? Je laat de e-mail nog maar even (ongelezen) in je mailbox staan. Waardoor je deze de volgende keer nog een keer moet lezen omdat je niet meer weet wat er in stond…

Je hebt de e-mail dus nu 2x gelezen. Kan dat nu niet in 1x keer?

Natuurlijk wel. De tweede stelregel van ‘inbox to zero’ is namelijk dat je al je e-mail slechts één keer aanraakt. Maar dat levert vaak wel een probleem op als er grotere acties uitkomen want dan ben je er zo lang mee bezig.

Ik gebruik daarom de volgende simpele stappen zodat ik elke mail slechts één keer hoef te behandelen:

1.      Is een reactie of actie nodig?  Ja? Door naar stap 2 en anders direct archiveren en klaar.

2.      Kan deze actie of reactie binnen 5 minuten? Ja? Direct uitvoeren en de e-mail archiveren. Nee, door naar stap 2.

3.      Maak de actie concreet en zet deze op je to-do lijst. Een concrete actie is dus vaak met een WERKWOORD.

Bijvoorbeeld: Oplossing zoeken voor het probleem X of Uitgebreid reageren op email Y.

4.      E-mail archiveren en klaar 😊

Zo zorg je er voor dat je één ruk al je ongelezen e-mailtjes afwerkt, kleinere acties direct uitvoert en grotere acties even wegzet.

Je behoudt het overzicht én je verspilt geen tijd door meerdere keren met één e-mail bezig te zijn.

Simpel toch?

Jazeker. Maar let op!

Kennis is niets waard zonder toepassing

Ik kan het niet vaak genoeg blijven herhalen, maar kennis is simpelweg niets waard zonder toepassing.

Als jij nu denkt “oh dit weet ik allemaal al wel”, maar dit nog steeds NIET toepast dan ben je pas écht tijd aan het verspillen.

Ik schrijf dit niet op om jou voor de gek te houden. Ik schrijf dit op omdat ik ervan overtuigd ben dat het je gaat helpen om meer rust te houden en daadwerkelijk een impact te maken.

Je weet best dat het werkt. Ga het dan ook toepassen.

• Maak NU die mailbox leeg en begin.
• Plan die tijdstippen in je agenda.
• Plak het bovenstaande stappenplan op een A4’tje op je bureau.

Kies in ieder geval één actie.

En krijg af wat er écht toe doet.