Één: voorbereiden
Om overzicht te verkrijgen heb je inzicht nodig. Inzicht in wat je te doen staat. Welke verantwoordelijkheden heb je, welke afspraken heb je de komende tijd staan en welke deadlines moeten worden gehaald?
Allemaal belangrijke vragen waarop je het antwoord moet weten om overzicht te krijgen. Het is daarbij belangrijk om dit niet alleen voor deze week te bekijken, maar ook voor de volgende week. Want des te eerder jij op de hoogte bent van belangrijke afspraken en deadlines, des te eerder je met de voorbereiding kunt beginnen. Als je er vandaag achter komt dat je vanmiddag een afspraak hebt kan dat direct onrust opleveren. Je wilde dat namelijk wel goed voorbereiden, maar daar heb je nu helemaal geen tijd meer voor.
Bovenstaande is geen issue zodra je vooruit hebt gekeken. De voorbereiding van de afspraak stond dan namelijk al lang op je to-do lijst en is dus tijdig af. De onnodige onrust is voorkomen.
Graag geef ik je een korte checklist zodat je kan regeren over je week in plaats van reageren:
– Heb ik nog afspraken voor aankomende week die ik moet voorbereiden?
– Heb ik nog deadlines voor aankomende week waar ik nog wat voor moet doen?
– Welke taken zijn daarnaast het belangrijkst om volgende week af te hebben?
De eerste twee vragen zorgen voor het wegnemen van onrust. De derde vraag zorgt voor de finishing touch. Omdat niet altijd alles even belangrijk is, kun je er maar beter voor zorgen dat je de belangrijkste taken wél af zijn. Onrust over het invullen van je uren is bijvoorbeeld niet zo nodig.
Zorg er nu concreet voor dat je de werkzaamheden die je al ziet aankomen vast op je to-do lijst zet zodat ze zo snel mogelijk afgewerkt worden.
Twee: bijhouden
Voorbereiden is top. Maar ook al doe je dit wekelijks, dan heb je nog steeds ongeveer vijf werkdagen waarop je een hoop to-do’s afrondt én erbij krijgt. Want wat je te doen staat komt nu eenmaal niet op vaste tijdstippen binnen, dat gaat de hele dag zo door. Je moet er daarom voor zorgen dat je het bijhoudt zodat je overzicht niet meer kwijtraakt.
Ook hiervoor weer een korte checklist die je dagelijks kunt doornemen:
– Zijn al mijn e-mailtjes weggewerkt?
– Zijn er nog taken die ik op mijn to-do lijst moet zetten?
– Zijn mijn acties voor morgen voorbereid?
Zeker als je deze checklist aan het einde van de dag doorneemt kun je jezelf de volgende dag verzekeren van een vliegende start. Je e-mailbox is namelijk onlangs opgeschoond, al je taken staan op je to-do lijst én je weet waar je de volgende dag direct mee kunt beginnen.
Drie: reflecteren
De wekelijkse en dagelijkse routines zorg je ervoor dat je het overzicht krijgt en houdt. Maar soms is dat niet genoeg. Soms gooien onvoorziene omstandigheden roet in het eten en loopt het allemaal niet zoals gepland. Daarom is er de reflectie.
Reflectie is het bewust nadenken over je eigen handelen, zodat je dit in de toekomst mogelijk kunt verbeteren. In dit geval vooral reflectie over je handelingen in het verleden en over het punt waarop je nu staat.
Reflectie is een veelgebruikte term en misschien heb je er wel een beetje een hekel aan door alle reflectieverslagen, persoonlijk ontwikkel plannen and so on. Daarom is het belangrijk om het simpel te houden.
Ik reflecteer daarom altijd aan het einde van de week en stel mezelf de volgende vragen:
– Wat ging er goed deze week?
– Wat heb ik geleerd deze week?
– Wat kan ik anders doen zodat de volgende week nog beter wordt?
Zeker als je de goed en geleerd vragen insteekt op de voorbereiden en bijhoud principes heb je de mogelijkheid om daar steeds beter in te worden. Vergeet je bijvoorbeeld telkens om je taken voor de volgende dag voor te bereiden? Zet het in je je agenda zodat je een herinnering krijgt.
Bij reflectie is het vooral van belang dat je het volhoudt én dat je ook daadwerkelijk iets gaat doen met de lessen die je eruit haalt. Schrijf daarom een paar punten op en probeer in ieder geval één verbeterpunt aan te brengen voor de volgende week. Zou je dit elke week doen, dan heb je al 52 verbeterpunten!
Zo kom je ontspannen de week door
Om je week ontspannen door te komen heb je een aantal manieren zodat je het overzicht krijgt én behoudt.
1. Je bereid je week voor en verkrijgt het overzicht.
2. Je stuurt elke dag bij zodat je het overzicht behoudt.
3. Je reflecteert zodat je het overzicht verbetert.
De voorbereiding en reflectie doe je wekelijks.
Het bijhouden doe je dagelijks.
Als het je lukt om deze kleine routines vol te houden dan krijg je een werkend systeem dat jou helpt om af te krijgen wat er écht toe doet.
En zeg eens eerlijk, wie wil dat nu niet?
