Deze week licht ik graag een onderwerp wat dieper uit: de actie-lijst. Want soms merk ik dat kenniswerkers wel goed gebruik maken van to-do lijsten, maar toch niet gedaan krijgen wat ze voor ogen hadden. Ergens in het proces is er iets misgegaan. En vaak is dat goed te verklaren. In deze blog daarom 3 factoren waaraan je actielijst moet voldoen zodat je wél afkrijgt wat je had gepland.

Actie-lijst? To-do lijst? Wat is nu wat?

Beide begrippen lijken erg veel op elkaar en worden vaak door elkaar heen gebruikt. Het is daarom goed de definitie helder te krijgen. In mijn definitie is een to-do lijst een lijst met alles wat je nog te DOEN staat. Of ook wel gezegd; waarvan jij denkt dat het je nog te doen staat. Dit betekent zowel taken op de lange termijn (projecten) als op de korte termijn. Soms betekent dit ook dat je goede ideeën erop zet. Omdat je denkt dat je er nog wat mee gaat of wil doen.

Een actie-lijst is een lijst van taken waarop, jawel, direct ACTIE ondernomen kan worden. Dit betekent ook dat deze lijst moet voldoen aan een aantal factoren omdat het anders lastig is deze actie te kunnen uitvoeren. Met een actielijst zorg je ervoor dat je echt in beweging komt.

Maar hoe werkt dat dan? Je komt in beweging omdat een actielijst voldoet aan drie factoren. Een taak op je actie-lijst is:

1.      Helder & Concreet

Door zo helder en concreet mogelijk te benoemen welke actie er gedaan moet worden maak je het je jezelf super simpel. Even een simpel voorbeeld. Stel je moet een plan van aanpak afmaken waarbij je nog één hoofdstuk moet afschrijven. Dan zet je niet op je actielijst: “plan van aanpak project”, maar ‘afschrijven hoofdstuk 3 van plan van aanpak project’.

Je ziet dat deze omschrijving ook een werkwoord in de vorm van een actie bevat. Deze simpele vorm van opschrijven zorgt ervoor dat je sneller in beweging komt. Je hoeft namelijk niet na te denken over wat je nu precies moest gaan doen. Het grootste voordeel; je voorkomt uitstelgedrag. Helder en concreet opschrijven zorgt ervoor dat je jouw hersenen weinig ruimte gunt om uit te stellen. En als wij als mensen ergens goed in zijn. Dan is het wel uitstellen.

P.S. Door gebruik te maken van het woord afschrijven ben je nog sneller geneigd iets te doen want wij maken namelijk graag iets af.

2.       Niet afhankelijk van anderen

Zo vervelend. Je bent helemaal klaar om met een fris hoofd wat ingewikkeldere taken weg te werken en hop, je loopt vast. Voor het uitwerken van een offerte heb je namelijk collega Piet nodig! Hij weet namelijk precies hoe dat ene stukje in elkaar zit en dat is nu net wat jij moet gaan afronden.

Zorg er daarom voor dat een taak op je actie-lijst niet afhankelijk is van anderen. Want als jij nu echt niet verder kan zonder Piet, maar wel een deadline hebt zul je Piet moet gaan storen. Misschien heeft Piet wel even tijd, maar het kan ook zijn dat hij toevallig in een belangrijke meeting zit. Doei perfecte moment om dit goed af te ronden. Welkom onrust omdat je de deadline wellicht niet gaat halen.

Zorg er daarom voor dat een taak die afhankelijk is van anderen éérst vooraf gegaan wordt door een taak die dat beschrijft. “Piet bellen voor vragen over de offerte” is een goed voorbeeld. Je ziet dan van tevoren al dat je niet zomaar kunt starten en het wellicht verstandig is alvast een afspraak met Piet in te plannen.

3.      Geen verzameling van taken

De grootse ‘feeder’ van jouw uitstelgedrag: grote verzamelingen van taken op jouw actie-lijst zetten. Hoe groter, complexer, uitgebreider een taak is, hoe minder geneigd jij bent om eraan te beginnen. Je gaat excuses verzinnen waarom het nu even niet uitkomt. Je schuift de taak door tot aan het einde van de dag om vervolgens te bedenken dat het morgen ook wel kan. Dit is allemaal menselijk gedrag omdat we van nature graag lui zijn en het onszelf zo gemakkelijk mogelijk willen maken.

Zorg er daarom voor dat je verzamelingen van taken uitsplitst in meerdere kleinere, concrete acties. Zodra je dan eenmaal aan één van die acties begint ben je ook geneigd om die andere op te pakken. Je zit namelijk lekker in je flow en het afvinken van meerdere takes stimuleert je dopamine (gelukshormoon) aanmaak. Je gaat je dus sneller goed voelen en hebt een productieve dag.

Bedenk dat VANDAAG telt en maak slim gebruik van je menselijke programmering zodat je deze dag ook optimaal benut.

Aan de slag

Maak je nu nog geen gebruik van een actie-lijst? Dan mis je waarschijnlijk een hoop kansen om je dag op een simpele manier een stuk productiever te maken. Zorg ervoor dat je niet laat leiden door de waan van de dag en neem zelf de touwtjes in handen. Voorkom dus uitstelgedrag en ‘hack’ jezelf door je eigen dopamine shots te creëren.